Vorig jaar sloot ik me aan bij de plaatselijke voetbalclub. Mijn eerste teamsport. Ik ontdekte hoe leuk scoren is, ook al ben je niet degene die schiet. Hoe je moet blijven communiceren. ‘Achter je! Hier!’ Wat mijn sterke punten zijn en die van anderen, én hoe je die combineert. Op het sportveld is het de trainer, in organisaties kan HR helpen ideale teams samen te stellen en de tools aanbieden waarmee ze perfect kunnen samenwerken.
Chatten, vergaderen, bestanden delen
De afgelopen jaren zijn er allemaal teamtools bij gekomen waardoor we met de collega naast ons net zo snel, makkelijk en zorgvuldig kunnen samenwerken als met een freelancer, collega of klant in New York. Voor veel mensen is de werkplek daardoor niet meer dan een account geworden waarmee ze op verschillende devices inloggen. Om even iets af te stemmen via chat of videobellen. Een meeting in te plannen. Of om even in te bellen op de wekelijkse teambespreking terwijl ze naar een klant rijden.
Slack en Microsoft Teams zijn de meest bekende communicatieteamtools. In veel opzichten lijken die op elkaar. (Voordeel van Teams is dat deze in het Office 365 pakket zit en dus programma’s als Word, Excel, Powerpoint en Sharepoint geïntegreerd zijn). Nog een paar: Belmondo, Part-up, Eko, Trello, Asana, Speakap en Viadesk. Kwestie van uitproberen welke het beste in jullie organisatie past.
Met deze tools hoef je geen half uitgewerkte bestanden – waarvan niemand weet wat de laatste versie was – eindeloos heen en weer te sturen. Alle documenten staan altijd op één plek – in de cloud. En alle medewerkers werken (tegelijk) in dat ene document. Samen met freelancers, collega’s in Nederland of aan de andere kant van de wereld. En ook de klant wordt meer betrokken in het werkproces. Want doordat je externe mailadressen kunt toevoegen is even iets afstemmen, delen of inzicht geven in de voortgang heel eenvoudig.
Even scrollen
In de team-app heeft iedereen zicht op zijn to do’s. En belangrijker: op een manier zoals hij dat zelf wil. Want niemand wil van alles op de hoogte gehouden worden via eindeloze cc’s vanuit e-mails. Gesprekken (met één collega, in een privé of open groep) staan op een tijdlijn in tabbladen en veel makkelijker te volgen dan per mail.
Ook niet onbelangrijk: alle conversaties en gedeelde informatie blijven toegankelijk. Even scrollen en je bent weer helemaal bij. Zo gaat er veel minder kennis verloren. Want wat bij het ene project besproken is, kan voor een ander project ook van waarde zijn en is makkelijk te kopiëren.
Beter organiseren
Slim digitaal samenwerken maakt het werk voor teams niet alleen makkelijker en overzichtelijker. Teamleden hebben hierdoor de vrijheid om te werken waar en wanneer ze willen en krijgen meer rust in hun persoonlijke workflow omdat ze hun werk veel beter kunnen organiseren.
Uiteraard moet je als bedrijf wel een beetje omvang hebben, voordat die tools nuttig zijn. In een klein bedrijf waar iedereen het grootste gedeelte van de tijd bij elkaar zit kun je net zo goed gewoon bij het koffieapparaat afspreken.
Succesvolle teams samenstellen
De samenwerkingstools voor teams zorgen ervoor dat je meer uit je team haalt, maar uiteraard wil je ook het beste team samenstellen. Ook daar zijn veel (nieuwe) tools voor, zoals eelloo, Breinstijl, UQ, Teamie en CircleLytics die helpen om de ideale teamdynamiek te creëren.
Veel van deze tools zijn gebaseerd op de theorie van Belbin. Het komt er op neer dat een team met allemaal dezelfde types niet erg succesvol is. Dat klinkt logisch maar in de praktijk bestaan veel teams uit ‘gelijkgestemden’. Wat nog eens wordt versterkt doordat mensen bij sollicitaties geneigd zijn mensen als zichzelf aan te nemen.
Volgens Belbin moeten organisaties bij het toebedelen van taken en functies niet alleen kijken naar vakinhoudelijke kennis, maar ook naar karakters van de teamleden. Ieder teamlid moet naast een inhoudelijke functie ook een rol krijgen die van nature bij hem past – de natuurlijke teamrol. Het ideale team bestaat volgens Belbin uit 9 verschillende teamrollen. Op te delen in groepjes van 3 – Denkers, Mensenmensen en Doeners. Een team met alleen maar denkers loopt het risico te verzanden in ideeën. En alleen maar doeners zullen veel werk verzetten zonder vernieuwend resultaat.
In ons voetbalteam is Janne ‘de vormer’, de drijvende kracht. Onze ‘voorzitter’ Milena hakt knopen door. ‘Monitor’ Damaris de bedachtzame analist. En ik? Ik herken me nog het meest in de ‘creatieve solist’.
Afhankelijk van wat wil je bereiken kun je zo het ideale team samenstellen en succesvol samen laten werken. En tools helpen daarbij. Aan HR de taak de juiste HR Tech te kiezen of samen te stellen.
Bron: HR Tech Review
