Proof of Concept, de kern bij selectie HR-systeem

Met de komst van de digitalisering van de P&O-processen (e-HRM) verliest P&O zijn monopolie op het HR-systeem. Het HR-systeem wordt nu door de hele organisatie gebruikt en niet alleen door de professional. Leidinggevenden en medewerkers worden verantwoordelijk voor het uitvoeren van bijvoorbeeld hun wijzigingen. Zij zijn niet dagelijks hiermee bezig en soms zelfs zeer incidenteel. Met deze nieuwe groep gebruikers wordt gebruiksgemak en intuïtieve werking een zeer belangrijke voorwaarde. Gebruikersgemak en intuïtieve werking zijn echter moeilijk in een eisen- en wensenlijst te verwoorden. Je moet het zien en bij voorkeur zelf doen.

Alle gebruikers betrekken bij systeemselectie

Met de realisatie van e-HRM worden de processen geoptimaliseerd en komt HR (steeds meer) in de lijn te liggen. P&O wordt business partner en deskundige die de leidinggevenden ondersteund. Kortom P&O beheert en gebruikt het HR-systeem, maar de leidinggevenden en medewerkers zijn een minstens zo belangrijke gebruiker. Daarom is het belangrijk deze gebruikers nog meer bij de systeemselectie te betrekken.

Door de toegenomen kwaliteit en flexibiliteit van systemen voor de HR-basisregistratie en verloning maken gedetailleerde vragenlijsten steeds minder onderscheid tussen leveranciers. Uitzondering op deze regel zijn klantspecifieke registraties en berekeningen. Het onderscheid tussen leveranciers wordt nu gemaakt op gebruikersvriendelijkheid, flexibiliteit, integratie en de juiste ondersteuning van hogere HR-functies, zoals talentmanagement.

Basis voor systeemselectie

Inventarisatie van HR-ambitie blijft de basis voor de systeemselectie. Deze basis wordt versterkt door een businesscase die de financiële consequenties van de nieuwe manier van werken inzichtelijk maakt.

Aan de hand van de HR-ambitie wordt een longlist en zo mogelijk een shortlist van potentiële leveranciers voorgesteld. Met een marktverkenning wordt de keuze voor de leveranciers op de shortlist onderbouwd en wordt actuele budgetinformatie opgehaald.

Kern bij selectie HR-systeem

De kern is de Proof of Concept (POC), waarin een aantal concrete organisatiespecifieke processen, rapportages en berekeningen is uitgewerkt.
De uitwerking van het proces indiensttreding bestaat bijvoorbeeld uit:
• Een functiestroomdiagram met alle processtappen, de functionarissen en hun rol.
• Een overzicht van de input om het proces “in dienst” te starten.
• Het indiensttredingsformulier, waarin alle velden en controles op de invoer, inclusief meldingen, benoemd zijn.
• Een voorbeeld van het te genereren arbeidscontract met begeleidende digitale brief.
• Een overzicht van mee te sturen (digitale) bescheiden.
• Een overzicht van escalaties bij het niet goed verlopen van het proces.
• Een overzicht van mee te voeren en te uploaden documenten.

Daarnaast bestaat de POC uit:
• Algemene klantgegevens
• Een projectplanning
• Een knock-out vragenlijst
• De HR-ambitie vertaald in een vragenlijst
• Aan de leverancier gestelde bekwaamheidseisen
• Een kostenstructuur voor de uit te brengen offerte

De leveranciers op de shortlist geven een uitgebreide demonstratie op basis van de casussen in de POC. Door deze demonstratie krijgt de klant inzicht in gebruikersvriendelijkheid, flexibiliteit en functionaliteit van het systeem.

Aan de hand van een scorelijst wordt de demonstratie van de leverancier beoordeeld. Deze beoordeling vormt samen met de beantwoording van de vragen over de HR-ambitie en het kostenoverzicht de basis om een voorkeursleverancier te selecteren.
Aan de hand van de bekwaamheidseisen wordt informatie over het systeem en werkwijze van de leverancier bij referenties ingewonnen.
Uiteindelijk krijgt de voorkeursleverancier een uitgebreide vragenlijst met eisen en wensen toegestuurd, om de gemaakte indruk te toetsen, onderwerpen die buiten de POC vallen te beantwoorden en de antwoorden van de leverancier te borgen in het contract.

Afronding systeemselectie

De systeemselectie wordt afgerond met contractbesprekingen op basis van  een aandachtspuntenlijst gebaseerd op de contractdocumenten, zoals:
• Algemene voorwaarden
• Helpdeskondersteuning
• Software as a Service dienstverlening
• Outsourcing van de salarisverwerking
• Implementatieondersteuning
• Prijsstelling

De selectie van het HR-systeem is een belangrijke voorwaarde voor het realiseren van de HR-ambitie. De nieuwe gebruikers betrekken bij de selectie vergroot de kans op een succesvolle implementatie en de daadwerkelijke realisatie van de HR-ambitie.