Pilot gemeente Breda: kan AI het werk van ambtenaren ook leuker maken?

Beeld: Shutterstock, Charlotte Bleijenberg

Breda – ruim 188.000 inwoners – heeft veel verschillende taken op haar bordje. Ambtenaren hebben het druk en kunnen voor het administratieve en tijdrovende werk wel wat hulp gebruiken, zodat ze hun talent volop kunnen inzetten voor complexe beleidsvraagstukken en -oplossingen. Bovendien is er op de arbeidsmarkt sprake van een personeelstekort. Dat zorgt voor cruciale vragen in de interne organisatie: hoe krijgen we zaken gedaan met minder menskracht? En hoe zorgen we toch voor voldoende werkplezier? Kunstmatige intelligentie, en dan met name generatieve AI, kan daarbij van nut zijn.

De gemeente Breda is vorig jaar een pilot gestart, waarin wordt samengewerkt met Microsoft en hun AI-tool Copilot. Dat is een soort AI-assistent op basis van taalmodellen van OpenAI, die medewerkers helpt sneller informatie te verwerken, tekstdocumenten op te stellen en door mails te gaan. De gemeente kijkt een jaar lang in hoeverre deze tool ambtenaren werk uit handen kan nemen. De pilot, Ambtenaar 2.0: AI en Breda, een perfecte match, is een van de vijftien uitverkoren pilotvoorstellen Uitvoeringskracht en Arbeidsmarktkrapte van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). Die ondersteunt de desbetreffende gemeenten de komende tijd bij de realisatie van dit soort projecten op de werkvloer.

De techniek is nu eenmaal in opmars en iedereen moet ermee leren omgaan.

Peter Bakker, GroenLinks-wethouder in Breda

Menskracht op rantsoen

Gelet op de huidige precaire situatie op de arbeidsmarkt is het een belangrijk project, zegt de Bredase wethouder Peter Bakker (Bedrijfsvoering, GroenLinks). ‘De menskracht binnen organisaties komt steeds meer “op rantsoen” te staan. Geschikte medewerkers zijn steeds lastiger te krijgen.’ De inzet van generatieve AI beschouwt hij dan ook als een onvermijdelijke, maar interessante ontwikkeling: ‘De techniek is nu eenmaal in opmars en iedereen moet ermee leren omgaan. In onze organisatie willen we medewerkers de kans geven om ervaring op te doen met deze techniek.’

Gecontroleerd gebruik

Gert-Jan Zandbergen, digital innovator bij de gemeente Breda, vertelt over de achterliggende gedachte van de pilot. ‘We hadden, toen ChatGPT zo’n anderhalf jaar geleden opkwam, de tool meteen kunnen blokken en dichtzetten. Maar mensen gaan het alsnog gebruiken. Het is namelijk erg handig, dat weten we allemaal.’ Het probleem met ChatGPT is alleen dat de informatie extern gedeeld wordt, aldus Zandbergen. ‘Dus zochten we naar tooling voor gecontroleerd, intern gebruik. We hebben toen een simpele chatbot ingezet om intranet bevraagbaar te maken. En vervolgens kwamen we vorig jaar december uit bij Copilot en daarmee zijn we verder gegaan.’

Zandbergen geeft een paar concrete voorbeelden van hoe de AI-assistent inmiddels op de Bredase werkvloer wordt ingezet. ‘Bij verslagen van vergaderingen kunnen we tegen Copilot zeggen: maak een samenvatting of geef de actiepunten aan. Of als we meer over een onderwerp willen weten – zeg privacy by design – kunnen we dat ook aan de ingebouwde tool vragen.’ Een extra inhoudelijke ‘collega’ dus, iets waar ze even verderop in Den Bosch op het Brabantse provinciekantoor ook al ervaring mee hebben. Daar liep begin dit jaar een experiment met een GenAI-toepassing die stikstofvragen van ambtenaren beantwoordt.

Het menselijke beoordelingsvermogen blijft heel belangrijk.

Lieke Hendrix, gemeentesecretaris Breda

Nieuwe vaardigheden

Werken met generatieve AI vereist wel een aantal competenties en vaardigheden, weet gemeentesecretaris Lieke Hendrix, eindverantwoordelijk voor de interne organisatie. ‘Je moet heel gerichte vragen stellen aan Copilot. Prompting, noemen we dat. Als je dat verkeerd doet, dan krijg je ook verkeerde antwoorden.’ Daarnaast blijft het menselijk beoordelingsvermogen heel belangrijk, aldus Hendrix. ‘Op basis van je expertise en vakmanschap dien je de teruggekregen informatie op waarde te kunnen schatten.’ Medewerkers zullen in deze nieuwe competenties worden bijgeschoold. Eerder bleek al dat cursussen GenAI in het hele land stormlopen.

Big Tech

Aan het gebruik van GenAI zijn risico’s verbonden. Zo kan misbruik ervan een bedreiging vormen voor de democratie en de rechtsstaat. Ook versterkt de technologie de al bestaande dynamiek in digitale markten, waardoor steeds meer macht bij een paar Amerikaanse bedrijven komt te liggen, schreef het kabinet.

Een van die machtige Big Tech-bedrijven is Microsoft, de ontwikkelaar van Copilot. De gemeente Breda werkt er actief mee samen. Hendrix daarover: ‘Het is deze techreus of een van die andere. De afhankelijkheid is er al. We hebben als gemeente een contract gesloten met Microsoft en veel van onze gegevens staan op hun cloud.’ Volgens haar moeten we ‘zeker niet naïef zijn’, maar ziet ze ook dat ze hun zaakjes goed op orde hebben. ‘Dit soort bedrijven is er nu eenmaal en daar hebben we het mee te doen.’

Het liefst zou wethouder Bakker een publieke AI-tool hebben, maar dat is niet realistisch, meent hij. Voor hem is er voor de overheid meer een regulerende taak weggelegd in dit domein. ‘Zorg ervoor dat we dit soort technieken op een goede manier begrenzen. En laten we vooral ook het morele gesprek voeren.’