Omslachtig beheer HR-systeem? Pak de oorzaak aan en niet de symptomen

Een potentiële klant vroeg mij naar een oplossing voor het volgende probleem:
“Wij hebben een groep medewerkers die samen het ‘flexteam’ vormen. Deze medewerkers voeren vaak tijdelijke werkzaamheden uit voor andere afdelingen.  De medewerkers van het flexteam hebben hierdoor regelmatig te maken met meerdere leidinggevenden, namelijk hun eigen leidinggevende en de leidinggevende van de afdeling waar ze tijdelijk voor werken. In ons huidige HR-systeem is het beheren van dergelijke situaties nogal omslachtig, kunnen jullie dat beter?”
Deze vraag lijkt vooral een klacht over het omslachtige beheer in het huidige HR-systeem. Maar is dat wel de kern waar het hier om gaat?

Volgens mij luidt de vraag die de organisatie zich eigenlijk al veel eerder zou moeten stellen: welke manager is waarvoor verantwoordelijk? Of nog scherper: welke manager(s) is (of zijn) verantwoordelijk voor het beoordelen van de HR-aanvragen – zoals verlofaanvragen of declaraties – van de medewerkers? Mijn stelling luidt: dit is alleen de hiërarchische manager, punt.
Mijn belangrijkste argument hiervoor is het feit dat de hiërarchische manager, namens de organisatie, verantwoordelijk is voor de ‘duurzame inzetbaarheid’ van de medewerker in die organisatie. Het is fijn dat allerlei andere managers tijdelijk ook hun zegje willen doen over de HR-aanvragen van de medewerker. Maar als die lijn telkens gevolgd wordt, zullen de belangen en op den duur ook de gewenste ‘duurzame inzetbaarheid’ van de medewerker ondersneeuwen in een scala aan goedkeuringsprocessen. Het tweede goede argument om van deze stelling uit te gaan is: ‘Houd het simpel en begrijpelijk’, want dat is de beste garantie voor behapbaar onderhoud.

Verlof aanvragen bijvoorbeeld…

We toetsen deze gedachtegang aan de praktijk. Een medewerker van het flexteam vraagt via Employee Self Service (ESS) verlof aan en vervolgens beoordeelt de hiërarchische manager deze aanvraag via Managers Self Service (MSS). Na de goedkeuring wordt het verlof automatisch afgeboekt. De manager van de vakafdeling, waar de medewerker aan het werk is, moet uiteraard informatie over het verlof ontvangen, maar is goed- of afkeuren in het eHRM-systeem ook werkelijk wijsheid? Natuurlijk kan de voortgang van de werkzaamheden door deze verlofaanvraag in gevaar komen. Er dreigt zowaar een serieus capaciteitsprobleem! Maar moet de medewerker hier op elektronische wijze voor worden aangestuurd? Ik vind het op zijn minst discutabel dat de verlofaanvraag ook telkens langs alle betrokken leidinggevenden van vakafdelingen moet gaan. Er is bovendien een fundamenteel verschil tussen ‘geïnformeerd worden’ en ‘goedkeuring verlenen’. Trouwens, gewoon even samen overleggen kan in dergelijke situaties echt geen kwaad, daar kan geen elektronisch systeem tegenop. Als je het zo bekijkt is er geen enkele noodzaak om allerlei werkprocessen in een eHRM-systeem telkens aan te passen als een medewerker even uitgeleend wordt. Laten we gaan regelen wat wél noodzakelijk is.

Begin bij het begin

Oké, deze redenatie is wat kort door de bocht; er speelt natuurlijk veel meer dan alleen het beoordelen van de aanvragen van de medewerker en het daarover geïnformeerd (willen) worden. Zo is het bijvoorbeeld ook essentieel dat de kosten van de inhuur- of uitleensituatie goed en tijdig doorbelast worden. Maar het punt dat ik wil maken is dit: het vinden van een eenvoudig te onderhouden eHRM-systeem dat dit allemaal kan regelen, is het probleem niet.
In een matrixorganisatie verandert de rolverdeling en informatiebehoefte veel sneller dan in de klassieke lijn- staforganisaties het geval is. Bovendien speelt hierbij het probleem dat HR binnen een matrixorganisatie vaak geen adequate informatie krijgt over de wijzigingen die in projectverband of rond een tijdelijke detachering plaatsvinden. Men zit dan gewoon niet in de ‘loop’ en loopt daardoor achter de feiten aan. Er moet daarom heel wat meer geregeld worden dan het oplossen van het stroeve beheer in het HR-systeem.