De technische kant van HR-digitalisering is in organisaties meestal wel goed geregeld, waar het spaak kan lopen in de praktijk is bij de mensen en de processen. Voor het omgaan met gegevens is een zekere discipline nodig en een duidelijke en uniforme werkwijze. Werknemers moeten bovendien leren werken met HR-softwaresystemen en ‘digitaal’ leren denken. En processen die niet goed werken, worden niet ineens beter als je ze digitaliseert.
Processen die niet goed werken, worden niet ineens beter als je ze digitaliseert
Autonomie, transparantie en gemak
Een andere valkuil is dat digitalisering een doel op zich wordt. Waar het om gaat is antwoord geven op de vraag: Wie is er geholpen met digitalisering en op welke manier kan dat het beste plaatsvinden? Zeker jongere medewerkers verwachten dat ze allerlei zaken zelf digitaal kunnen regelen. Ook willen ze graag weten welke gegevens jouw organisatie bewaart en verwerkt en met welk doel dit gebeurt.
Digitalisering kan bijdragen aan autonomie, transparantie en gemak. Het is dus belangrijk dat je dit goed regelt in je organisatie. Uit het onderzoek blijkt dat digitalisering meer behelst dan alleen een selectie tools aanschaffen en aanbieden. Als organisatie moet je daarnaast goed bedenken welke kennis en vaardigheden HR-medewerkers nodig hebben om met een systeem te kunnen werken en of ze daarover beschikken.
HRTech Volwassenheidsmodel: Thema’s en niveaus van digitalisering
Voor het onderzoek is een HRTech Volwassenheidsmodel ontwikkeld. In dit model worden vijf thema’s van digitalisering gekoppeld aan 5 niveaus van groei.
De vijf thema’s waarop de groei van digitalisering wordt bekeken, zijn:
- Processen – Digitalisering begint bij de processen en pas als die goed zijn ingericht komen de tools waarmee medewerkers toegang krijgen en er gebruik van kunnen maken. Basisvereiste is dat eerst de processen worden vastgelegd, bijvoorbeeld voor werving en selectie en voor verlof- en verzuimregistratie.
- HR Architectuur en koppelingen – De tools zijn er om de processen te ondersteunen. Daarbij is van belang wat hun doel is – waar kun je ze voor gebruiken – en of de tools op de juiste manier zijn gekoppeld.
- HR-team – In hoeverre zijn de HR-professionals digitaal vaardig, kunnen ze met de software werken en begrijpen ze de achterliggende bedoeling, namelijk optimalisatie van de dienstverlening aan de medewerkers.
- AVG & data – veel organisaties bewegen zich van het ad hoc verzamelen en verwerken van losse data voor bijvoorbeeld de salarisverwerking naar geïntegreerde afdelingoverstijgende systemen. Bescherming van privacy en compliance (voldoen aan de eisen van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)) zijn hierbij wezenlijk.
- User experience & kwaliteit output – Het doel van het HR-softwaresysteem is uiteindelijk de gebruikerservaring en de dienstverlening aan de medewerker te optimaliseren. Veel organisaties beginnen met HR-gestuurde standaardinformatie waarvan de kwaliteit afhangt van de persoon die ervoor zorgt. Uiteindelijk moet informatie vraaggestuurd zijn en gepersonaliseerd worden.
Resultaten onderzoek
Voor het onderzoek is organisaties gevraagd om van elk thema aan te geven op welk van de vijf niveaus ze zich bevinden. Gemiddeld blijken de respondenten zich op twee thema’s (Processen en HR-team) op niveau 2 te bevinden en op de overige drie thema’s op niveau 3. Veel organisaties zijn met digitalisering bezig, maar hebben (nog) niet alle processen gedigitaliseerd.
Bijvoorbeeld wel de salarisadministratie, maar niet de arbeidsovereenkomsten, declaraties, verlofaanvragen en recruitment. Die worden soms zelfs nog in Excelbestanden en Word-documenten verwerkt. Dat komt niet alleen voor in kleinere organisaties, maar ook in middelgrote en grote organisaties.
Er zijn veel uitzonderingen die handmatig moeten worden verwerkt en/of er worden verschillende systemen naast elkaar gehanteerd. Ruim 40 procent van de respondenten heeft geen tools gekoppeld en doet daardoor dubbel werk.
De digitale vaardigheid van HR-medewerkers laat over het algemeen te wensen over
De digitale vaardigheid van HR-medewerkers laat over het algemeen te wensen over. 70 procent van de ondervraagde bedrijven scoort hierbij op niveau 1 of 2, wat aan de lage kant is. Bij het thema AVG blijkt dat in veel bedrijven de privacybescherming onvoldoende is. Slechts 7 procent kan aangeven dat ook oudere HR-systemen en andere systemen die persoonsgegevens bevatten, AVG-proof zijn.
Leren werken met updates
Veel HR-softwaresystemen zijn SAAS-oplossingen (software-as- a- service). De software staat op de server van de leverancier en gebruikers hebben toegang door via internet in te loggen. Omdat de leverancier eigenaar blijft van de software is deze ook verantwoordelijk voor het onderhoud en de doorontwikkeling van het systeem.
Dat betekent dat er regelmatig updates worden uitgevoerd, waardoor er iets kan veranderen in het gebruik of in de omgeving waarin gewerkt wordt. Bij HR heb je bovendien regelmatig te maken met veranderingen bijvoorbeeld van wetgeving. Ook die moeten in de software verwerkt worden. Daar moet de gebruiker dan weer aan wennen en mee leren omgaan.
Richt het systeem in met de eindgebruiker in gedachten: de medewerker
De algemene conclusie van de onderzoekers is dat de HRTech-volwassenheid redelijk is, maar niet goed genoeg. Vooral voor mkb-bedrijven is nog een wereld te winnen is. Er is wel besef dat digitalisering van processen en het gebruik van HR-softwaresysteem kan bijdragen aan een betere medewerkerservaring en dat het ook voor HR veel gemak kan opleveren, maar nog niet hoe dan precies.
Voor bedrijven die nog gaan digitaliseren, is het belangrijk om te beginnen met de basis en de uitzonderingen bij aanvang buiten beschouwing te laten. Richt het systeem in met de eindgebruiker in gedachten: de medewerker. Die wil zijn gegevens kunnen inzien en aanpassen en zoveel mogelijk zelf regelen. Een HR-softwaresysteem is uiteindelijk bedoeld om de employee experience te verbeteren en te optimaliseren.
LEES OOK: Onderzoek: Zo scoort Nederland op HRTech volwassenheid
