In vier stappen naar betere samenwerking tussen HR & IT

Er liggen drie grote trends ten grondslag aan de nieuwe manier van werken. Ten eerste is een werknemer vaak niet meer afhankelijk van de hard- en software verstrekt door de werkgever om zijn werk te kunnen doen. Even de mail checken via de eigen smartphone of ‘s avonds nog aan het verslag werken op de laptop thuis, is eerder norm dan uitzondering. Sterker nog, het zorgt er voor dat werknemers kunnen werken op tijden die voor hen (beter) uitkomen en ook onderweg bereikbaar zijn. Uit onderzoek blijkt dat bedrijven die een ‘Bring Your Own Device’ (BYOD) beleid voeren, waarbij de werknemer een bedrag krijgt om zelf in zijn hardware te voorzien, gemiddeld 350 dollar per werknemer per jaar besparen. Uiteraard is er dan wel behoefte aan een duidelijk security-beleid.

Gig-economy

Een tweede ontwikkeling is wat het in het Engels ook wel de ‘gig economy’ wordt genoemd. Steeds meer mensen werken als zzp’er of in kleine organisaties, waarbij ze opdrachten (gigs) uitvoeren bij verschillende bedrijven. In Groot-Brittannië worden circa 4,7 miljoen mensen als externe kracht ingehuurd. Dikwijls om een project sneller af te kunnen ronden of om een specifieke competentie tijdelijk in huis te halen. Dit is aantal is een verdubbeling ten opzichte van drie jaar geleden. Voor HR-afdelingen betekent dit dat ze te maken krijgen met werknemers die niet tot het personeelsbestand horen, terwijl ze wel een oogje in het zeil willen houden op het gebied van productiviteit.

De derde en laatste trend is dat thuiswerken en flexibele arbeidstijden belangrijke arbeidsvoorwaarden zijn geworden. De nieuwe generatie werknemers hecht veel waarde aan een goede balans tussen werk en privé. Een derde van de millennials in Groot-Brittannië kiest eerder voor meer flexibiliteit, dan voor een hoger salaris.

Vier stappen voor betere samenwerking

De IT-afdeling moet het mogelijk maken om overal en altijd te kunnen werken, zonder hierbij de compliance uit het oog te verliezen. De HR-afdeling maakt voor deze nieuwe manier van werken andere modellen om prestaties te kunnen meten, omdat ‘resultaat per uur aanwezigheid’ niet langer volstaat. Om te zorgen dat de samenwerking tussen HR en IT voor alle partijen werkt en het gewenste resultaat oplevert, kunnen organisaties de volgende vier stappen zetten:

Zorg voor inzichtelijke HR-processen

HR-beleid bestaat uit een veelvoud van processen: van payrolling tot performance management en van verlofaanvragen tot opleidingsbudget. Het is belangrijk dat er een goed overzicht bestaat van deze processen, wie er verantwoordelijk voor is en op welke manier er gewerkt wordt – zeker als dit deels digitaal en deels op papier gebeurtd.

Maak budgetafspraken over technologie

Een goede samenwerking is niet gebaat bij twee afdelingen die besluiten het budget in verschillende technologieën te investeren. Bepaal dus gemeenschappelijke doelen en maak aan de hand hiervan een overzichtelijke budgetplanning. Zijn er bij de IT-afdeling plannen om een tool aan te schaffen om te kijken naar het datagebruik? Kijk dan of HR hier ook gebruik van kan maken of mee kan denken bij de adoptie.

Gebruik hetzelfde overzicht

Via een visueel dashboard kunnen de HR- en IT-afdeling altijd een actueel overzicht inzien. Bovendien zien beide afdelingen dezelfde informatie, omdat de data niet verstopt zit in logge bestanden of Excel-sheets. Als werknemers kunnen inloggen op dit dashboard krijgen zij bovendien ook de meest actuele situatie over de organisatie of hun eigen informatie te zien.

Review & update

Om de samenwerking ook op de lange termijn succesvol te laten zijn is het belangrijk om regelmatig feedback onder medewerkers te vergaren. Hebben de nieuwe tools en het beleid de gewenste impact? Zijn er zaken die een goede samenwerking in de weg staan en welke zijn dat? De data die wordt verzameld onder de medewerkers kan worden samengevoegd en geanalyseerd om zo tot concrete actiepunten te komen om continu te blijven verbeteren.