HR Robotics strategie in 6 stappen

Denk je aan robotisering dan denk je snel aan futuristische machines die bijvoorbeeld computerchips of auto’s bouwen. Maar ook op andere gebieden, zoals binnen HR, kunnen robots ingezet worden. We hebben het hier dan over software robots ofwel Robotic Process Automation (RPA). Hoewel de term RPA suggereert dat fysieke robots op de werkvloer rondlopen om taken van medewerkers over te nemen, blijkt dit in de praktijk toch wat genuanceerder te liggen. Volgens het Instituut voor Robotic Process Automation & Artificial Intelligence (IRPAAI)  stelt RPA medewerkers binnen een organisatie in staat een ‘robot’ te programmeren zodat deze zelfstandig bestaande applicaties gebruikt om: transacties te verwerken, gegevens te manipuleren, reacties te activeren en/of te kunnen communiceren met andere digitale systemen. Softwarematige robots kunnen dus eenvoudige, repeterende en niet waarde toevoegende taken overnemen van medewerkers waardoor zij hun tijd kunnen besteden aan meer betekenisvolle werkzaamheden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan gestandaardiseerde HR processen binnen recruitment en payroll of data management binnen een HR shared service center.

Er is een verschil tussen automatiseren door middel van RPA en bijvoorbeeld HR IT-systemen (bijvoorbeeld: ERP, SAP, Cloudoplossingen etc). Zo maakt een HR IT-systeem het mogelijk om één of meerdere processen in zijn geheel end-2-end te automatiseren. In tegenstelling tot RPA gaat deze vorm van automatisering over het algemeen niet over verschillende applicaties heen, bovendien is het vaak vrij kostbaar en dient het volledig geïntegreerd te worden met het bestande IT-landschap (dit is tijdrovend en kostbaar). In de praktijk dat de verschillende onderliggende processen uiteindelijk wel geautomatiseerd zijn, echter het geheel van alle handelingen niet. Op dit moment zijn daar nog altijd medewerkers voor nodig. Echter met de komst van robotisering of RPA kan dit in toenemende mate worden overgenomen door softwarematige robots. Al met al kan het automatiseren van HR processen flink in de kosten lopen, maar met RPA kan je in kleine stappen, met flexibele teams relatief goedkoper en snel (overmatig) menselijk handelen uitbesteden aan een robot.

Wat levert het mij op?

Tot op heden zijn er, naast het gebruik van RPA binnen Finance en Accounting, Supply Chain, Legal, Sales en IT, nauwelijks of geen grootschalige RPA implementatieprojecten (geweest) op het gebied van HR. RPA kenners zijn er echter van overtuigd dat de potentie van RPA binnen HR groot is. Wij delen deze visie, gezien onze achtergrond, met name voor de toepasbaarheid van RPA binnen HR. Het voordeel zit in het kunnen automatiseren van processen zonder dat bestaande systemen (ingrijpend) hoeven te worden vervangen of aangepast. Door veel organisaties worden er claims gelegd op de mogelijke resultaten van RPA. Zij stellen vaak dat RPA de menselijke bijdrage aan arbeidsintensieve werkzaamheden of processen met 25% tot 40% reduceert, zonder bestaande systemen te veranderen (Instituut voor Robotic Process Automation & Artificial Intelligence, 2017). Dit kan leiden tot een kostenreductie en een relatief snelle Return on Investment (ROI).

De potentie van RPA voor kostenreductie lijkt daarmee zeker aanwezig, maar dit zou zeker niet de enige doelstelling moeten zijn. RPA kan ook bijdragen aan meer kwalitatieve doelen zoals het verbeteren van de kwaliteit (o.a. minder risico op fouten; snellere klantbediening van HR), efficiency (bijv. doorlooptijden; kosten) en flexibiliteit van processen (denk hierbij aan: wendbaarheid). Dit klinkt allemaal veelbelovend, maar er is ook een keerzijde. RPA zorgt voor een drastische verandering in de manier waarop we momenteel nadenken over en omgaan met arbeidsintensieve (administratieve) organisatie processen. In het algemeen vraagt robotisering een totaal andere invulling van het werk en aanvullende taken die nog niet bestaan. Maar ook andere factoren als: leverancier(s), het beheer, de kennis & vaardigheden en de implementatiekosten moeten goed overwogen worden.

Hoe pak ik het  aan?

Een veel voorkomende valkuil bij de toepassing van RPA is het opzetten van een groot aantal software robots in een sterk veranderende omgeving. Bedenk dat wanneer een proces verandert dat alle software robots die dit proces runnen, tevens dienen te worden. Het aanpassen van een breed spectrum aan RPA software robots is geen sinecure. Voorkomen is beter dan genezen. Bedenk daarom van tevoren goed hoe je gebruik wilt maken van procesautomatisering door Robotics in te zetten. Kortom bepaal je HR Robotics strategie.

De volgende stappen/vragen helpen in het bepalen en uitvoeren van deze strategie:

1. Bepaal op voorhand je RPA doelstelling(en), strategie, kaders/randvoorwaarden, scope en toetsingskader. Hoe kan RPA bijdragen aan organisatorische, praktische en/of strategische doelen? Hoe verhoud RPA zich tot HR beleid? Wat zijn de primaire drijfveren om hiermee te starten? Denk hierbij o.a. aan: kostenbesparing(en), kwaliteitsverbetering en/of risicovermindering? Waaraan ga je de uiteindelijke keuze voor een RPA leverancier, een eventuele RPA implementatiepartner en een RPA oplossing toetsen?
    
2. Voer een RPA Readiness Assessment uit. Welke processen zijn geschikt voor RPA? Wat is de aard van die processen? Hoe gaat het nu? Breng door middel van een proces assessment en diepte-interviews met relevante stakeholders in kaart welke processen potentie hebben voor de toepassing van RPA.
    
3. Schets verschillende RPA scenario’s en selecteer het voorkeursscenario. Op basis van de RPA Readiness Assessment uit stap 2 breng je vervolgstappen in kaart. De aanpak en de route naar het invoeren van RPA kan namelijk verschillend zijn. Hierdoor zijn verschillende scenario’s denkbaar om vooropgestelde doelstellingen te kunnen bereiken. Elke scenario kent andere risico’s, heeft een andere impact op processen, systemen, mensen, afdelingen en/of een organisatie en neemt andere financiële consequenties met zich mee. Inzicht in deze factoren is essentieel om uiteindelijk een passend RPA scenario te selecteren. 
    
4. Bepaal je RPA selectiestrategie en benodigdheden, doe een RPA marktverkenning & selecteer een RPA leverancier en/of een eventuele implementatie partner. In gesprek gaan met RPA leveranciers en implementatiepartners is essentieel. Er zijn veel RPA leveranciers en implementatiepartners op de markt, met een verschillend aanbod en verschillende wijze van benadering. De één past beter bij je doelstelling(en) dan de ander. Het is van belang om goede (diepgaande) kennis te ontwikkelen over de markt. Partnership is hierbij van groot belang!
    
5. Verandermanagement tijdens implementatie. Een veel voorkomende fout die organisaties maken is na een selectie van het systeem volledig te focussen op technische implementatie van een bepaalde oplossing. Dit geldt ook voor RPA. Het is echter van belang dat veel aandacht wordt besteed aan verandermanagement. Wat verandert er voor wie en hoe? Wat zijn belemmerende en bevorderende factoren met betrekking tot de transformatie? Hoe kunnen we zorgen dat de nieuwe werkwijze zo goed, snel en foutloos mogelijk overgenomen wordt door medewerkers? Wat doen we met het eventueel vervallen van werkzaamheden?
    
6. Robot optimalisatie. Na een Go-live is het werk niet klaar. Sterker nog, je bent pas begonnen. Binnen deze laatste stap is essentieel om te gaan kijken naar de inrichting van de organisatie, functioneel beheer en schaalvergroting. Zorg daarom voor een goede beheerorganisatie, voldoende kennis en vaardigheden bij medewerkers en ga gedegen stap-voor-stap te werk.

Auteurs Ewold Drent en Fred Sonneville zijn respectievelijk Senior consultant en Principal consultant bij Kirkman Company. Binnen Kirkman Company zijn zij werkzaam bij de practice HR & Change. Ze zorgen voor transformaties die het beste uit mens en organisatie halen, door het neerzetten van een – voor de business – relevante HR functie, een onderscheidende aanpak in het realiseren van verandering en invulling en ontwikkeling van de juiste organisatiestructuur en -cultuur. Stijn Jansen was stagiair bij de HR & Change practice van Kirkman Company.