HR-administratietaken verdwijnen als sneeuw voor de zon?

* Stijgend optimisme en scepsis economie

Veel ondernemingen hebben hun salarisverwerking al buiten de deur belegd. Toch blijft de echte efficiencyslag vaak achterwege omdat organisaties onvoldoende oog hebben voor  het slim inrichten van HR-afdeling. Die doet nog steeds veel handmatig werk: per post, email en telefoon. Daardoor is er geen grip op het werk en ontstaan dikwijls fouten in de administratie. Door ook de HR-processen verdergaand te automatiseren en beter in te richten kunnen overheadkosten verder omlaag en gaat de kwaliteit van de dienstverlening omhoog. Want wat is de toegevoegde waarde van het handmatig doorgeven en verwerken van bijvoorbeeld verzuimmeldingen, verlofaanvragen, mutaties, declaraties, of het op aanvraag verstrekken van documentatie en ander administratief werk?

Weinig, zo blijkt uit onderzoek van Berenschot  (oktober, 2013) . De HR-afdeling besteedt weinig tijd aan adviserende taken. HR-medewerkers houden zich 34 procent van hun tijd bezig met registrerende werkzaamheden, drie jaar geleden was dit nog 20 procent. De werktijd van de gemiddelde HR-medewerker bestaat slechts voor 27 procent uit advieswerk terwijl 68 procent van de ondervraagden een toegenomen lastendruk ervaart. Veel HR-professionals voelen zich daarom ondergewaardeerd. Werkgevers zien dit anders en boden hun HR-medewerkers in 2013 een loonsverhoging van 1,9 procent, dit jaar ligt er 1,2 procent meer in het verschiet. Herkenbaar? Grote kans dat u noch uw HR-medewerkers gelukkig zijn met de huidige situatie. Een bedrijf kan niet meeliften met de economie als ontevredenheid overheerst. Overweeg daarom om het administratieve HR-werk eens anders te organiseren door bepaalde taken door de medewerkers zelf te laten doen.

Verlofmeldingen zijn eenvoudig te automatiseren, het zelfde geldt voor ziek- en herstelmeldingen, declaraties doorgeven, persoonlijke gegevens aanpassen en inzage geven in het personeelsdossier. Via een HR-portaal kunnen medewerkers deze klusjes makkelijk zelf doen. Ze zijn zo zelf verantwoordelijk voor dit soort taken en hebben inzage in hun eigen functioneren en andere onderdelen uit het personeelsdossier. Dat is prettig voor de medewerker maar ook voor de HR-specialist. Die kan zich meer richten op de ontwikkeling van bijvoorbeeld organisatie en medewerkers en het bepalen van de competenties die nodig zijn om mee te kunnen profiteren van het naderende economisch herstel.

“Ja ja, dan moeten we weer investeren in automatisering”, zie ik u denken. Nee, hoor. Fors investeren in software is niet meer nodig. Althans, niet zoals u gewend bent. Net zoals salarissoftware vanuit de cloud is af te nemen, kan hier ook een HR-portaal aan toegevoegd worden. Op deze manier vergroot u de zelfredzaamheid van managers en medewerkers en wordt de salarisverwerking uitbesteed aan een professional. Zeker als je kiest voor een standaard inrichting dan is het een fluitje van een cent om ermee te beginnen voor een vast bedrag per maand. Wat het u oplevert? Een flinke administratieve lastenverlichting en meer tevreden medewerkers doordat ze zelf controle hebben over hun personeelsdossier. En de HR-afdeling kan zich richten op het echte werk: zorgen dat de organisatie kan profiteren van het economische herstel.