Hoe zet u e-HRM succesvol op de kaart in uw organisatie?

E-HRM succesvol implementeren is niet gemakkelijk. Hoe zet u het in uw organisatie op de kaart? Hoe kunt u management en medewerkers overtuigen van het nut van e-HRM? Raet vroeg het aan expert Mark van Tooren.

Geen speeltje van HR
Van Tooren: “Gechargeerd gezegd, gebruiken de meeste bedrijven e-HRM voor de digitale salarisstrook, verlofaanvragen en het aanpassen van de basisgegevens. Maar wat doen we er verder mee? Ik ben sinds 1995 met dit onderwerp bezig en ik hoor eigenlijk al twintig jaar hetzelfde. De systemen beginnen inmiddels serieus voet aan de grond te krijgen; een beetje moderne werkgever kan niet meer zonder. Maar veel organisaties slagen er nog niet in de juiste managementinformatie eruit te halen. En daar zit nou net een deel van de toegevoegde waarde.”

“De manager is in mijn visie de spil.”

HR is meestal de aanjager van e-HRM in organisaties. Een volgende stap – het management meekrijgen – blijkt lastig. Van Tooren: “In veel bedrijven is het nog een ‘speeltje’ van HR. Zolang het dat is, heb je eigenlijk niks. Ook zonder de data van medewerkers heb je niks. Want wat er niet in zit, kan je er ook niet uithalen. De manager is in mijn visie de spil. Als HR business-partner wil zijn, moet het begeleiden van medewerkers bij de manager liggen. De tijd die daarmee vrijkomt, kan HR gebruiken om strategischer te gaan werken. Bij het invoeren van e-HRM moet dus ook de organisatie van HR veranderen. Alleen dan kun je een andere rol pakken én besparen op fte’s. Je moet de managers opleiden in het HR-vak, zodat zij uitvoerende taken en bijvoorbeeld de gesprekscyclus voor hun rekening kunnen gaan nemen. Daar ligt de kern van het succesvol implementeren van e-HRM.”

Balans tussen mens, proces en technologie
Om die reden vindt Van Tooren dat bestaande e-HRM tools een ander accent zouden moeten krijgen. “De meeste systemen zijn gericht op die basiszaken als verlof, salaris en persoonsgegevens. Je ziet langzaam maar zeker uitbreiding komen met zaken als recruitment, strategische personeelsplanning en competentiemanagement maar die worden nog maar weinig gebruikt. Terwijl de manager daar wel behoefte aan heeft want daar zit de tijdswinst. De balans tussen mens, proces en technologie moet kloppen. En dat kan alleen als je die manager meeneemt in dit verhaal én in zijn nieuwe rol.”

“Mobile heeft e-HRM een stuk toegankelijker gemaakt.”

Medewerkers zijn al een stap verder in dat proces. Zij maken – zeker sinds de komst van versies die je ook op je mobiel kunt gebruiken – volop gebruik van e-HRM. “Mobile heeft e-HRM een stuk toegankelijker gemaakt. In mijn ogen vooral omdat het leveranciers heeft gedwongen om anders naar e-HRM te kijken en meer vanuit de medewerker te redeneren. Maar ik vind dat hierin nog meer stappen zouden kunnen worden gezet. Gebruik e-HRM  om kennis te delen en zorg dat het leuk wordt om ermee te werken. Er wordt bijvoorbeeld nog veel te weinig gebruik gemaakt van gamification. Eerst drie vragen over de strategie van het bedrijf beantwoorden voordat je verlof kunt aanvragen. Of iedere dag al je teamgenoten even laten weten hoe je je voelt, competities inbouwen tussen teams. Dat soort apps zijn er, maar ze worden nog maar mondjesmaat toegepast.”

Onderzoek de behoeften van de business
Als je de medewerker centraal zet in e-HRM en erin slaagt de manager mee te nemen, gaan we naar het volgende niveau van e-HRM, aldus Van Tooren. “Misschien loop ik iets te ver voor op de troepen, maar er valt zoveel informatie uit te halen. Ik zou graag zien dat HR en de ontwikkelaars van e-HRM hierover samen veel meer gaan nadenken. Daarbij is het overigens wel een voorwaarde dat HR de business-vraag goed in kaart heeft. Neem de managementinformatie die je uit e-HRM haalt mee onder je arm en ga het gesprek aan!”

“Iedere manager wil  een team met goede mensen die lekker in hun vel zitten, want zo’n team presteert beter dan ieder ander team. Dat is wat die manager wil. En dat is waar het HR-vak om draait. Wij weten hoe mensen zich betrokken voelen bij  een bedrijf. En daar kun je modern e-HRM bij inzetten. Een afdeling met veel verlof of veel verzuim? Vergelijk samen met de manager de cijfers van zijn afdeling met die van een collega en vraag hem of hij misschien een capaciteitsprobleem heeft. Dan krijg je een heel ander gesprek.”

Koppel e-HRM aan interne social media
Van Tooren is ook van mening dat e-HRM binnen de organisatie veel meer gekoppeld zou moeten worden met andere informatiebronnen. “Laat het niet alleen een tool zijn waar je verlof aanvraagt, maar zorg dat medewerkers er ook informatie over de strategie of een leuke quote van de CEO kunnen vinden. E-HRM in combinatie met interne social media. Dat maakt dat mensen er vaker komen, de data beter worden en je er als manager dus ook veel meer informatie uit kunt halen. Daar ligt voor mij de toekomst van e-HRM.”

Zes tips voor HR

• De manager is de spil. Zorg dat hij of zij de basis HR-taken kan overnemen.
• Ga het gesprek aan met de manager. Zorg dat hij inziet wat e-HRM hem kan opleveren.
• Zorg dat e-HRM voor de medewerker ook fun is. Zo wordt er meer gebruik van gemaakt en levert het meer data op
• Gebruik e-HRM niet alleen voor het aanvragen van verlof en het aanpassen van persoonsgegevens. Zet het ook in voor recruitment, strategische personeelsplanning en competentiemanagement.
• Zorg dat je als HR-businesspartner de vraag van de business goed in kaart hebt. Daarmee haal je de juiste managementinformatie uit e-HRM en kun je laten zien wat de toegevoegde waarde is
• Gebruik de tijd die bij HR vrijkomt door het inzetten van e-HRM om strategischer te gaan werken.

Lees meer in de Raet HR Benchmark 2016

68% van de medewerkers vindt het belangrijk om zelf hun HR-zaken te kunnen regelen. Hoe gaan andere werkgevers daarmee om? Lees er meer over in het Raet HR Benchmark 2016 e-HRM onderzoeksrapport.