Gebruik social media om de workforce te helpen, niet te hinderen

Mensen die na een vakantie een postvak met duizenden ongelezen e-mails aantreffen of verstrikt raken in een eindeloze neerwaartse spiraal van een e-mailketen met antwoorden uit het hele bedrijf, zien digitale technologieën vaak als vijand van medewerkersbetrokkenheid en effectieve communicatie op de werkplek.

Maar verwar ‘het verkeerd doen’ niet met ‘het verkeerde doen’. Digitale technologieën vormen de sleutel tot effectieve betrokkenheid, als we ze maar goed gebruiken.

U herinnert zich misschien wel de eerste keer dat u op uw werk een BlackBerry, laptop of smartphone kreeg of voor het eerst externe toegang tot systemen en mappen kreeg. Samenwerkingstechnologieën en sociale platforms hebben digitale betrokkenheid sindsdien naar een veel hoger niveau getild.

Elk voordeel heeft een nadeel. Onze persoonlijke gegevens zijn nu vrijwel helemaal transparant. Hoeveel we ook voor ons houden, ons leven en onze activiteiten zijn gemeengoed geworden. Dit verandert de manier waarop mensen samenwerken en communiceren en noodzaakt bedrijven om hun personeelsbeheer onder de loep te nemen.

Wie die veranderingen van het begin af aan heeft meegemaakt, heeft ze misschien aarzelend of anders enthousiast omarmd. Jong talent dat de nu arbeidsmarkt betreedt, heeft echter nooit iets anders gekend. Technologie is bij deze ‘digital natives’ verankerd in hun persoonlijke leven en wekt ook verwachtingen over het gebruik ervan op de werkplek.

De moderne workforce eist meer van werkgevers dan ooit tevoren. In een wereld waarin veel vraag naar talent is en loyaliteit niet meer vanzelfsprekend is, met name onder jongere medewerkers, moeten bedrijven er alles aan doen om die verwachtingen waar te maken als ze hun mensen willen behouden en het beste uit hun mensen willen halen.

Samenwerken en luisteren

Net als klanten individuele behoeften en voorkeuren hebben, moeten bedrijven inzien dat elke medewerker individuele vaardigheden en ambities heeft die moeten worden gekoesterd. Dit is de belangrijkste factor bij het creëren en behouden van een betrokken workforce.

Werkgevers moeten ook een cultuur van interactie via social media scheppen. Dit betekent niet dat u medewerkers toestemming moet geven om de hele dag op Facebook foto’s van kittens of baby’s te bekijken, maar dat u accepteert dat mensen op een vlotte, directe manier met elkaar contact willen houden, ook op het werk. Ze willen snel informatie kunnen delen met collega’s, direct feedback krijgen en een beroep kunnen doen op de expertise van anderen om optimaal werk te leveren.

HR-teams spelen een grote rol bij het bevorderen van deze cultuur en kunnen het bedrijf helpen om op een andere manier om te gaan met de medewerkers. De Facebook-vergelijking was geen grapje. We kunnen op elk moment op Facebook kijken hoe het met onze vrienden gaat, waar ze mee bezig zijn en wat ze van plan zijn. We kunnen ze tips voor vakanties geven of vragen beantwoorden die ze op Facebook hebben geplaatst. We kunnen snel activiteiten organiseren of een groep mensen mobiliseren.

Hieruit blijkt duidelijk dat samenwerking via social media grenzen opheft. Via social media kunnen mensen op allerlei manieren informatie delen, profiteren van elkaars kennis en vaardigheden en zo innovatieve oplossingen voor problemen vinden. De voordelen in de werkomgeving zijn minstens zo groot. Een bedrijf met een samenwerkingscultuur heft de denkbeeldige grenzen tussen afdelingen en functieniveaus op, zodat mensen effectiever kunnen samenwerken en sneller kunnen innoveren.

Een socialere aanpak van medewerkersbetrokkenheid speelt een net zo grote rol bij beter lijnmanagement. Veel bedrijven gebruiken nog handmatige processen, statische documenten en vaste evaluatieperioden bij het beheer van hun personeel. Bij deze aanpak ontbreekt de flexibiliteit, directe feedback en tweerichtingscommunicatie die medewerkers echt nodig hebben. De aanpak is ouderwets, wekt de indruk dat het bedrijf niet is geïnteresseerd in de ontwikkeling van zijn medewerkers en levert veel frustraties op.

Medewerkers moeten net zo makkelijk prestaties op de werkplek kunnen delen met hun lijnmanager en feedback kunnen krijgen als dat ze hun persoonlijke triomfen kunnen delen met hun Twitter- of Facebook-netwerk. De dialoog met de lijnmanager moet continu, actueel en direct zijn. De meeste mensen werken hun sociale feeds op zijn minst wekelijks bij, dus hoe kunnen jaarlijkse functioneringsgesprekken nog relevant zijn in dit digitale tijdperk?

Het draait allemaal om de cultuur

Een open aanpak die is gericht op de medewerker, komt de medewerkerscultuur in het hele bedrijf ten goede. Interne grenzen verdwijnen en mensen hebben toegang tot de informatie die ze nodig hebben in plaats van te worden overspoeld met veel te veel informatie via eenrichtingskanalen. Een open medewerkerscultuur bevordert zinvolle contacten tussen collega’s, teams en managers en geeft medewerkers het gevoel dat ze erbij horen en worden gewaardeerd.

Bovendien gelden de voordelen niet alleen voor de huidige workforce. Een aantrekkelijke werkcultuur trekt ook meer potentiële klanten en toekomstige medewerkers aan. In een tijdperk waarin een tekort aan vaardigheden onder jongeren heerst en ervaren medewerkers bijna de pensioenleeftijd hebben bereikt, moeten bedrijven er alles aan doen om het beste talent aan te trekken.

Tot slot moeten bedrijven de effectiviteit van hun samenwerkings- en sociale platforms kunnen meten. Dit is van groot belang, omdat HR-teams moeten kunnen controleren of de initiatieven het bedrijf en de medewerkers ten goede komen en niemand in het bedrijf buiten de boot valt.