Functioneel beheerder is aanjager bij HR-procesoptimalisatie

Een organisatie ontwikkelt zich, een e-HRM systeem krijgt nieuwe releases, HRM-beleid verandert, evenals de wetgeving. Een functioneel beheerder (of applicatiebeheerder) brengt dit allemaal samen en fungeert als aanjager om HR-processen continu door te ontwikkelen. De succesvolle implementatie van een e-HRM systeem is een mooie mijlpaal om te vieren, maar laat het tevens een aftrap zijn.

Het is namelijk belangrijk om ervoor te zorgen dat het systeem blijvend wordt doorontwikkeld en dat er continu oog is voor optimalisatie van de processen. Denk aan het naadloos aansluiten van processen rondom een gesprekkencyclus, cursusmanagement, verlof of verzuim op het basis e-HRM systeem. De organisatie heeft immers geïnvesteerd in een nieuw systeem. Nu is het zaak om dit systeem mee te laten bewegen met de ontwikkelingen. Dingen die nu nog niet mogelijk zijn, zijn in een toekomstige release misschien wel mogelijk en hier wil je als organisatie optimaal van profiteren.

Continu doorontwikkelen en optimaliseren

Als organisatie wil je werken met efficiënte processen in een goed werkend systeem. Je wilt graag het maximale halen uit de e-HRM software die is aangeschaft. De functioneel beheerder speelt hierin een cruciale rol. Vaak is deze rol belegd bij iemand die dit erbij doet, waarvoor dit geen hoofdtaak is, bijvoorbeeld bij iemand van de HR-afdeling. Deze persoon is over het algemeen bezig met het operationele beheer van het systeem en zorgt er vooral voor dat de bestaande processen blijven werken. Hiermee loop je als organisatie het risico dat er geen focus is op optimalisatie en doorontwikkeling van de processen.

Bij grotere organisaties (500+ medewerkers) is functioneel beheer vaak een aparte discipline. Voordeel is dat een functioneel beheerder het overzicht houdt over alle processen en systemen in de organisatie en zo waardevolle verbindingen legt. Ook houdt een functioneel beheerder toezicht op aankoop van systemen die niet met elkaar communiceren. Maar een functioneel beheerder kan ook verantwoordelijk zijn voor teveel systemen en processen, waardoor het e-HRM systeem niet de juiste aandacht krijgt. Hoe je het ook organiseert, een succesvol gebruik van je e-HRM systeem is vooral afhankelijk van de tijd, kennis, kunde en communicatieve vaardigheden van de functioneel beheerder.

Functioneel beheer is veranderd

Vroeger bestond de taak van een functioneel beheerder vaak uit het beheren en onderhouden van het systeem en ervoor zorgen dat storingen zo snel mogelijk werden verholpen. Het was gebruikelijk dat de functioneel beheerder deel uitmaakte van het ICT-team. Dit is de afgelopen jaren echter in sneltreinvaart veranderd. Tegenwoordig gaat het bij functioneel beheer veel minder om de technische kennis van het systeem, maar veel meer om kennis van de bedrijfsprocessen en hoe het systeem (lees: de software) dit ondersteunt. De functioneel beheerder is veel meer een adviseur voor de organisatie.

Bij e-HRM systemen zie je dan ook steeds vaker dat de functioneel beheerder deel uitmaakt van de HR-afdeling. Doordat de inhoud van de functie zo is veranderd, vraagt dit ook om andere competenties en vaardigheden. Zoals al aangegeven is de technische kennis van ondergeschikt belang. Het gaat er vooral om dat een functioneel beheerder kan adviseren, zowel op operationeel als tactisch niveau. Oplossingsgericht en vanuit processen denken, analytisch vermogen en teamwork zijn belangrijke vaardigheden waarover een functioneel beheerder moet beschikken, evenals communicatieve vaardigheden, waaronder luisteren, doorvragen, coachen en overtuigen.

Opleiding en traineeship functioneel beheer uitbesteden

Functioneel beheer is een vak dat mensen vaak leren in de praktijk. Regelmatig ‘rollen’ mensen in de functie. Het is een schaars profiel dat voor veel organisaties lastig te vinden is. Daarom kiezen steeds meer organisaties ervoor om zelf functioneel beheerders op te leiden, bijvoorbeeld door middel van een traineeship. Hoe een dergelijk traineeship eruit kan zien? In het traject moet aandacht zijn voor de harde kant (opdoen van kennis en werkervaring met het systeem/softwarepakket), maar het is vooral van belang dat er voldoende aandacht is voor het verder ontwikkelen van de benodigde soft skills. De opleiding van de nieuwe functioneel beheerders bestaat vaak uit één of twee dagen opleiden en drie dagen werken in de praktijk.

Tijdens de opleidingsdagen doen functioneel beheerders kennis op van het pakket, maar gaan ze vooral ook aan de slag met het verder ontwikkelen van de soft skills. Er is ruimte om casussen waar ze in de praktijk tegenaan lopen te bespreken met de begeleider, waarbij de begeleider naast de praktische kant de functioneel beheerders ook coacht bij de ontwikkeling van de vaardigheden en competenties. Zo vorm je als organisatie zelf je functioneel beheerder en leg je de broodnodige basis om je HR-processen continu door te ontwikkelen en te optimaliseren. De ervaring leert bijvoorbeeld dat kandidaten met een afgeronde opleiding op het gebied van HRM, met interesse in IT en procesmatig werken en denken, vaak een hele goede match zijn voor de functie van functioneel beheerder van een e-HRM pakket.