In het nieuws verscheen eind vorig jaar het bericht dat de werkloosheid in 2014 gaat pieken. Organisaties gaan nog scherper letten op de overheadkosten van verscheidene afdelingen om te beoordelen of daar efficiëntieslagen te behalen zijn. Salarisadministratie is een tak waar nog veel te winnen valt.
Stel, een organisatie heeft vanwege de economische situatie het personeelsbestand van vijfhonderd medewerkers moeten inkrimpen naar tweehonderdvijftig. Veel bedrijven hebben een eigen salarisadministrateur in dienst. Die maakt gebruik van software en hardware om zijn werk goed te kunnen doen. Met minder werknemers nemen de kosten van de salarisadministratie toe.. Afscheid nemen van de salarisadministrateur is niet altijd een goede keuze. Het is verstandiger om de processen rondom salarisverwerking beter in te richten en zo kosten te besparen. Er zijn, afhankelijk van individuele situaties, drie stappen om slimmer te besparen op de kosten van de salarisadministratie:
- Zet de software in de cloud – Het is mogelijk om de salarisapplicatie in de cloud te zetten. Hierdoor hoef je de software niet actueel te houden omdat de leverancier dit voor je doet. Dit scheelt tijd. Er zijn namelijk regelmatig nieuwe updates (als gevolg van bugfixes of wijzigingen in wet- en regelgeving). Bovendien is het niet nodig om speciale hardware (zware pc’s, of IT-infrastructuur aan te schaffen en te onderhouden). De software draait op elke pc of laptop die verbonden is met internet.
- Besteed werkzaamheden uit – De eerste manier is voldoende om volledige besparingen te realiseren als je een eigen salarisadministrateur in dienst hebt. Is er geen kennis van de salarisadministratie of is deze onvoldoende, dan is uitbesteding van de salarisverwerking een betere optie. Het is dan niet meer nodig om de kennis over wet- en regelgeving te onderhouden. Werknemers kunnen zich richten op andere belangrijke taken. En je bent er zeker van dat je maximaal profiteert van de wettelijke mogelijkheden.
- Kies een flexibele oplossing – Regeren is vooruitzien, luidt het gezegde. Het kan zijn dat het bedrijf in de toekomst weer gaat groeien. Met een flexibel salarispakket is het mogelijk om op die groei in te spelen. Het is daardoor mogelijk dat de salarisadministrateur in de toekomst weer zelf de werkzaamheden gaat uitvoeren.
Bij deze manieren is het verstandig om te kiezen voor een uitbestedingsvorm waarin het mogelijk is dat organisaties blijven werken in de eigen omgeving met bijbehorende regelingen en opbouw van historie. Want in het geval van je salaris moet je erop kunnen vertrouwen dat je medewerkers iedere maand op tijd het juiste bedrag ontvangen.
