Deze verborgen HR-kosten lopen ongemerkt op – Zo los je dat op

HR-technologie heeft als doel het werk makkelijker te maken. Ironisch genoeg gebeurt vaak het tegenovergestelde. Organisaties groeien, veranderen en voegen steeds nieuwe systemen toe: een salarispakket, een tool voor verlofregistratie, een aparte applicatie voor functioneringsgesprekken en een losse Excel-lijst voor rapportages.

Wat begint als een flexibele aanpak, verandert langzaam in een obstakel. HR-medewerkers besteden uren aan het handmatig overzetten van data tussen systemen. Uit onderzoek blijkt bijvoorbeeld dat 40% van de HR-professionals binnen de overheid nog steeds te veel tijd kwijt is aan handmatige verwerking van HR-informatie. Dit leidt niet alleen tot tijdverspilling, maar ook tot fouten en frustratie.

De verborgen kosten van een gefragmenteerd HR-landschap

Veel organisaties zien de nadelen wel, maar ondernemen geen actie. Waarom? Verandering kan ingewikkeld en tijdrovend zijn. Maar niets doen is vaak duurder dan je denkt. Verborgen kosten stapelen zich op, met drie grote gevolgen:

1. Lagere productiviteit – Medewerkers besteden onnodig veel tijd aan repetitieve taken. Wist je dat één op de twee kantoorwerkers moeite heeft met het uitvoeren van taken door inefficiënte processen? Eén op de vier overweegt zelfs ontslag hierdoor.

2. Verhoogde foutgevoeligheid – Handmatige gegevensinvoer leidt tot fouten. Denk aan verkeerde salarisuitbetalingen door fout geregistreerde uren. Dit zorgt niet alleen voor extra werk, maar ook voor ontevreden medewerkers.

3. Verminderde medewerkerstevredenheid – Inefficiënte processen frustreren medewerkers. Ze willen simpelweg hun eigen HR-zaken snel kunnen regelen. Automatisering versnelt processen en verhoogt direct de tevredenheid.

Hoe doorbreek je deze vicieuze cirkel?

De oplossing? Slim koppelen van systemen. Dit betekent niet per se dat je alle bestaande tools moet vervangen, maar wél dat je ze beter met elkaar moet laten samenwerken. Denk aan API-koppelingen die data automatisch synchroniseren of middleware-oplossingen die losse platforms verbinden.