´De Toekomst van Werk´ vraagt om een bedrijfsvisie op technologie

Post-corona werken, of ´het nieuwe normaal´, wordt ´blended´ werken, in een mengeling van kantoor, de externe werkplek en het thuiskantoor, Het is een teken aan de wand dat facilitair managers met minder werkplekken denken toe te kunnen. Dat was voor corona al zo en neemt nu alleen maar toe, blijkt bijvoorbeeld uit het zojuist verschenen rapport ´The Future of Work after COVID-19´ van het McKinsey Global Institute.

Waar McKinsey ruimte ziet voor drie á vier thuiswerkdagen, adviseerde onderzoeksbureau PwC verleden jaar in het rapport ´The Costs and Benefits of Working from Home´ maximaal twee dagen thuis, om de voordelen van minder reizen en minder kosten, niet te laten overvleugelen door de nadelen van het gedistribueerd werken door kenniswerkers.

Die nadelen zijn volgens PwC:

• slechtere samenwerking, die de creativiteit en innovatiekracht onder druk zet;
• verminderende betrokkenheid, die de motivatie, effectiviteit en productiviteit aantast;
• toenemend ziekteverzuim door isolement en burn-outs.

Kantoor / Thuis

Goede, ´state of the art´-technologie rekt de mogelijkheden op, door de nadelen te ondervangen en door mogelijkheden te bieden om te komen tot nieuwe samenwerkingsvormen. Daarom is het goed om te weten wat onze ervaringen met de huidige digitalisering zijn; wat er beter kan; en waar de ontwikkelingen zich heen bewegen. Als we McKinsey en PwC uitmiddelen, gaan we dus twee á drie dagen buiten kantoor werken, maar ook óp kantoor kunnen de gereedschappen die ons ter beschikking staan worden verbeterd, leert het rapport ‘The Future of Work: A Nexus of Strategy and Execution’ ons.

Deze drie belangrijkste bevindingen uit het Workfront-rapport door Harvard Business Review laten zien hoe de verdere digitalisering die aan ´blended´ werken vooraf gaat, een succes kan worden:

1) Het aantal digitale tools, applicaties en platforms snel neemt toe

Harvard Business Review (HBR) vroeg respondenten hoeveel meer digitale tools, applicaties of platforms ze tegenwoordig gebruiken dan pakweg vijf jaar geleden. Slechts 4 % zei helemaal geen toename te hebben ervaren. Daar staat aan de andere kant een derde van de respondenten tegenover, die zei dat het aantal digitale tools dat ze tegenwoordig gebruiken met maar liefst 50 % is toegenomen. Er ligt een nieuwe horizon in het verschiet, als het om de digitalisering van de werkomgeving gaat: we digitaliseren in rap tempo en met behulp van heel veel tools.

2) De beperkte uitwisselbaarheid van apps en toepassingen belemmert de gecoördineerde uitvoer van werk

HBR vroeg kenniswerkers om te rangschikken wat de belemmeringen zijn die zij op hun digitale werkplek ervaren. De onderzochte deelnemers bleken vooral te ervaren dat hun applicaties niet interoperabel, of uitwisselbaar zijn, wat wil zeggen dat we gefragmenteerd werken en dat een actie in de ene applicatie niet automatisch wordt geregistreerd of verwerkt in een andere applicatie, waardoor rapportage en data-analyse wordt bemoeilijkt. Bijkomende belemmeringen voor de gecoördineerde uitvoer van werk, is dat er verzuiling of ´silovorming´ optreedt over de afdelingen, met losstaande gegevensbestanden en ´stilstaand water´ met verouderde ´legacy´-technologie die voortbestaat louter omdat het werkt… – maar ook niet meer dan dat.

3) Werknemers hunkeren naar één platform voor werkbeheer

HBR vroeg de respondenten wat het best zou helpen om het werk effectiever over de afdelingen en taakgroepen te coördineren. Het werd duidelijk dat kenniswerkers het liefst één platform willen dat goed gedefinieerde werkstromen en taken beheert. Krachtig daarbij zou de combinatie zijn van gestroomlijnde ´workflows´ met slimme automatiseringsroutines, voor rapportage (wat de geleverde werkprestatie ook zichtbaarder maakt), en voor analyses (om op te sturen). Uiterst gewenst zijn ook goede samenwerkingsmogelijkheden, bijvoorbeeld om kenniswerkers te ontlasten wat betreft de alledaagse taken.

Organiseren en beheren

Het HBR-onderzoek maakt duidelijk dat de digitalisering van werk met rasse schreden voort gaat, maar ook dat kenniswerkers hunkeren naar een eenduidige IT-omgeving, duidelijke processen, rapportages en analyse.

Het is nog niet duidelijk waar de ontwikkelingen stoppen, maar dat work management-platforms een trend worden, blijkt wel uit recente overnames van bijvoorbeeld Wrike door Citrix en Workfront door Adobe.

Kenniswerkers profiteren daarbij van afdelingsoverstijgende, goed gedefinieerde werkstromen – wáár de werkplek zich ook bevindt. Sommige work management-platforms bieden daarbij ook belangwekkende nieuwe mogelijkheden voor hun leidinggevenden, zoals

• het plannen van projecten en voortdurende werkstromen volgens verschillende mogelijke toekomstscenario´s, en
• het synchroniseren van planningen tussen afdelingen en bedrijfsonderdelen.

Revolutie met onbekende afloop

De digitale transformatie mag je gerust een digitale revolutie noemen, want – al was het niet ideaal -, niemand had gedacht dat we dankzij de digitalisering de eerste, plotselinge lockdown zo goed aan zouden kunnen. Maar een revolutie is wel een ´disruptieve´ verstoring die de markt- en machtsverhoudingen op zijn kop zet. Dat creëert kansen voor winnaars en de kampioenen van morgen, maar is ook een bedreiging voor de gevestigde orde. Dan is het zaak om de kenniswerkers waarop de tent draait, de middelen te bieden om hun beste werk te kunnen leveren; richting en prioritering aan het werk mee te geven; de afdelingen en taakgroepen met elkaar in lijn te brengen; en alle energie en inspanningen harmonieus te orkestreren.
Misschien ontmoeten we onze collega´s voorlopig minder in levenden lijve dan we zouden willen. Maar aan de andere kant is er weinig zo bevredigend en samenbindend als een gezamenlijke topprestatie te leveren. High tech lijkt dat nu echt mogelijk te maken.