Appen met flexpoolmedewerkers kan slimmer

Als interne communicatie faalt, is dat vaak niet een zaak van kwade opzet, maar komt het door onhandige formulering. Managers hebben soms de neiging vage taal te gebruiken. ‘Je kans pakken’ of ‘wees klantgericht’ zijn slechts holle frases als niet vooraf duidelijk is gemaakt wat het bedrijf ermee bedoelt. Gebruik heldere formuleringen die geen clichés zijn, want: ‘Managementjargon is niet te harden, gast!’

Niet alleen de inhoud van de boodschap is belangrijk, ook de vorm waarop deze wordt gebracht is bepalend voor het succes van de boodschap. Neem bijvoorbeeld een verzekeringsbank in Amsterdam (ik noem geen namen) waar de cultuur voorschrijft dat belangrijke boodschappen altijd telefonisch worden doorgegeven. Pas daarna worden zij via e-mail bevestigd. Dat is omslachtig, maar je weet zeker dat de ontvanger de boodschap heeft gekregen. Bij andere organisaties is juist weer de mores dat men elkaar helemaal niet belt, maar mailt of via de berichtendienst van whatsapp op de hoogte houdt. Dit laatste is populair want whatsapp is snel, efficiënt, gratis en de ontvanger kan reageren wanneer hij of zij dat wilt. Ideaal is ook de mogelijkheid om verschillende gebruikers in één groepswhatsapp samen te brengen. Bij planners in de zorg is dit een populaire methode om snel personeel te vinden bij uitval of ziekte van collega’s. Maar juist bij whatsappgroepen kan het wel eens mis gaan. Om een beter inzicht te krijgen staan hieronder vier nadelen die planners ervaren bij een groepswhatsapp.

1. Ruis in de zoektocht: Bij een groepsapp kan iedereen elkaars reacties zien. Bovendien komt elke reactie met een vrolijk gepingel. Dat wordt al snel irritant als je een leuk feestje organiseert, laat staan als je op zoek bent naar een verpleegkundige die vanavond al een invaldienst kan draaien. De vrijheid van de groepsapp betekent ook dat je het risico loopt dat een collega een foto van het strand whatsappt en meldt dat ze vanavond aan de Mojito’s zit.
2. Beheer niet overdraagbaar: De planner die de groepsapp beheert, doet dit vaak vanaf de eigen mobiel. De berichten en reacties zijn niet overdraagbaar. Planners staan er alleen voor, ook als zij meerdere personeelsgroepen moeten beheren. Bovendien ontvangen zij dus ook ‘s avonds en op hun vrije dagen nog alle reacties. Terwijl zijn collega-planner die wél werkzaam is, geen idee heeft wie er eventueel de zieke collega kan vervangen. Of nog irritanter: dezelfde zoekvraag bij dezelfde groep uitzet.
3. Geen inzicht of overzicht: stel je voor: je hebt een groepsapp met zorgpersoneel dat heeft aangegeven oproepbaar te zijn. Sommige collega’s reageren altijd braaf of ze wel of niet een dienst kunnen overnemen. Van anderen hoor je nooit wat. Er is geen centraal systeem waarop de reacties worden opgeslagen. Ook zie je niet of er daadwerkelijk diensten zijn opgelost, en zo ja, door wie. Oftewel, er is geen werkzame registratie.
4. Beperkingen: Een whatsappgroep kan maximaal 50 personen bevatten. Dat klinkt best veel, maar een ziekenhuizen heeft vaak grotere groepen medewerkers, en dan moet er een tweede groepsapp worden aangemaakt. Zorginstellingen werken met veel personeel, vaak over meerdere vestigingen. Als je twee of drie groepen naast elkaar moet opzetten en beheren om een aantal diensten te vervullen, is het overzicht ver te zoeken. Daarbij zien alle collega’s uit de groepswhatsapp wie zich opgeeft voor de dienst: het is dus niet anoniem. Dat kan een struikelblok zijn.

Ondanks deze vier nadelige bijwerkingen wordt de groepswhatsapp veel gebruikt. Logisch, want het gaat snel en het bereikt in een klap heel veel mensen die allemaal op hun eigen moment kunnen reageren (in tegenstelling tot een telefonische oproep). Het is gratis en dat is vaak de voornaamste reden om hiermee door te gaan. Toch kan het beter, véél beter. Er zijn systemen op de markt die al deze bovenstaande problemen niet hebben, maar alle voordelen wel. Die bovendien reclamevrij zijn én blijven (en dat is wel zo professioneel). Die heel gebruiksvriendelijk zijn voor planners en personeel, en bovendien gekoppeld kunnen worden aan het roosterprogramma. Dat biedt heel veel voordelen die het werk van de planner gemakkelijker en inzichtelijker maken. Met uiteindelijk twee resultaten: inzicht in de personeelsplanning én genoeg handen aan het bed.