Volgens Bas van der Veldt, CEO van e-HRM softwareleverancier AFAS, is dit laatste het belangrijkste voordeel: “Want medewerkers doen graag dingen die leuk zijn!”
Om e-HRM te laten renderen is het van belang dat er draagvlak is in de organisatie. De software kan nog zo geavanceerd zijn en de implementatie succesvol, als medewerkers er geen gebruik van maken, zal de aanschaf niet leiden tot efficiëntie en kosten-besparing. Een directie die e-HRM wil invoeren moet zich daarom allereerst afvragen hoe e-HRM leuk een aantrekkelijkgemaakt kan worden voor de medewerkers.
In de basis beschikt e-HRM altijd over een aantal praktische functionaliteiten. Medewerkers moeten hun eigen dossier kunnen raadplegen en muteren, hun digitale loonstroken en jaaropgaven kunnen bekijken, hun verlof aanvragen en declaraties kunnen indienen. Deze functionaliteiten vormen de fundering van e-HRM, maar maken het gebruik van e-HRM niet per definitie voor alle medewerkers fun. Het is daarom van belang de fun factor toe te voegen aan de fundering.
Tip 1: e-HRM als ultiem communicatiekanaal
Bij het enthousiast maken van medewerkers voor e-HRM onderscheidt Van der Veldt drie onderdelen: meeweten, meedenken en meebeslissen. Daarbij is het belangrijk om de drie onderdelen op de juiste manier in te zetten. “Zo kan ‘meeweten’ worden gebruikt om medewerkers op de hoogte te brengen van bepaalde beslissingen, zoals bijvoorbeeld een verhuizing. Bij ‘meedenken’ kan gedacht worden aan het bedenken van een naam voor een nieuw product of dienst. Bij ‘meebeslissen’ gaat het bijvoorbeeld om de datum, de duur en de bestemming van het personeelsuitje.”
De drie onderdelen laten zien dat e-HRM niet alleen een tool moet zijn, maar ook en vooral een visie op communicatie. Door het delen van informatie verkleint e-HRM namelijk de afstand tussen directie en medewerkers en tussen afdelingen en vergroot het tegelijkertijd het draag vlak en commitment binnen een organisatie. Medewerkers weten wat er binnen het bedrijf speelt en waar andere afdelingen mee bezig zijn. Van der Veldt: “e-HRM moet daarom ook worden gezien als hét communicatiekanaal. Van HR naar de medewerker, maar ook van directie en lijnmanager/afdelingshoofd naar de medewerker.”
Tip 2: Kameleon
Hoe zorg je er nou voor dat medewerkers e-HRM echt leuk gaan vinden? Daarvoor is het allereerst belangrijk dat ESS/MSS qua look en feel naadloos aansluit bij de huisstijl en cultuur van de organisatie. e-HRM moet een kameleon zijn, aldus Van der Veldt. “De techniek is standaard, maar de verschijningsvorm voor iedere organisatie variabel. Medewerkers moeten e-HRM herkennen als een onderdeel van hun eigen organisatie en niet als de portal van een softwareleverancier.” Zo zal het kleurgebruik van een organisatie – bijvoorbeeld geel en blauw bij de ANWB – overal in de vormgeving moeten terugkomen. Het is ook belangrijk dat die look en feel leuk wordt vormgegeven. Zo kan een verlofaanvraag bijvoorbeeld de vorm krijgen van een palmboom.
Tip 3: Laagdrempelig
Wanneer medewerkers moeite hebben met het inloggen in e-HRM of niet begrijpen hoe ze de tool moeten gebruiken, is het draagvlak ver te zoeken. Maak het daarom allemaal zo eenvoudig en intuïtief mogelijk. Zelfs medewerkers die amper gebruik maken van de computer, moeten de tool kunnen gebruiken en begrijpen. Dit kan door een ‘Apple’-achtige manier van werken toe te passen met icoontjes en kleuren. Het helpt ook voor de medewerkers als de tool rustig en overzichtelijk is ingericht. Gebruik daarnaast leuke instructievideo’s om het gebruik van e-HRM toe te lichten.
Tip 4: Geautomatiseerde spontaniteit
Een belangrijke functie van e-HRM is de signaalfunctie. e-HRM kan worden gezien als ‘digitale knoop in je zakdoek’ en als een vorm van geautomatiseerde spontaniteit. Zo kunnen medewerkers, maar ook leidinggevenden, via e-HRM worden herinnerd aan verjaardagen of jubilea van collega’s, maar ook aan minder prettige gebeurtenissen. De collega of leidinggevende die via e-HRM bijvoorbeeld ziet dat het de sterfdag is van de echtgenote van zijn collega, zal die dag extra rekening houden met hem. De signaalfunctie kan ook gebruikt worden om belangrijk nieuws door te geven, zoals het binnenhalen van een order door een afdeling. Zo wordt e-HRM ook gebruikt als een middel om succes te delen.
Download gratis het artikel e-HRM brengt de fun terug in de organisatie voor de overige tips.
Met één klik complexe HR-vragen beantwoorden, efficiënter omspringen met arbeidsrechtelijke kwesties, makkelijk kandidaten screenen én effectiever talent managen. Volg deze masterclass en leer hoe AI en ChatGPT jouw dagelijkse werkzaamheden kunnen transformeren in alle belangrijke HR-domeinen.
