Stappenplan voor het starten met HR Analytics

Stap 1: Bepaal wat je wilt gaan meten

Begin met het nauwkeurig in kaart brengen van de knelpunten en strategische kansen binnen de organisatie. Kijk ook naar buiten: Hoe ziet de markt eruit en wat doen de concurrenten? Wat is de huidige financiële situatie van de organisatie en in welke opzichten wordt waarde gecreëerd? Vraag jezelf af wat je klanten nodig hebben en wat dit betekent voor je bedrijfsvoering en personeelsbeleid.

Essentieel bij HR Analytics is om steeds te kijken naar de impact van personeelsgerelateerde zaken op de organisatieresultaten. Kijk bijvoorbeeld naar leiderschap. Hoe ga je dat meten? Beantwoord voor de organisatie dan de vraag wat iemand tot een goede leider maakt. Welke gedrag moet iemand daarvoor vertonen? Neem je dit gedrag waar bij de betreffende medewerkers? De consequenties van vertoond gedrag uiten zich weer in zaken als betere service voor klanten, betere kwaliteit van producten en diensten et cetera. Laatstgenoemde zaken komen weer terug in de financiële resultaten.

Andere voorbeelden van zaken die je kunt meten in het kader van HR Analytics zijn:

• Verloopcijfers op strategische functies. Hoeveel tijd kost het om die functies weer in te vullen? Wat kost dit de organisatie?
• Effect van engagement op productiviteit en klanttevredenheid. In hoeverre zijn zeer betrokken medewerkers productiever dan minder betrokken collega’s?
• Impact van prestaties van medewerkers op de klanttevredenheid. Welk gedrag leidt tot tevreden en terugkerende klanten?

Stap 2: Breng de databronnen in kaart

Laat medewerkers voor hun eigen terrein – van boekhouding en klantenservice tot sales en marketing – de kritische gegevens rapporteren. Leg de verantwoordelijkheid waar die hoort. Als je al die gegevens vervolgens bij elkaar brengt, heb je het gewenste overzicht waar je analyses op kunt loslaten. Belangrijk is dat binnen de organisatie de mensen niet bovenop hun kennis blijven zitten, maar die juist uitwisselen met elkaar.

Ga naast de gebruikelijk HR Metrics c.q. ken- en stuurgetallen zoals verzuimpercentages en  opleidingsbudgetten uitdrukkelijk op zoek naar data die gelinkt zijn aan de bedrijfsresultaten.  Vermijd daarbij geaggregeerde data zoals het totale personeelsverloop van de organisatie; dit cijfer zegt weinig. Focus op gesegmenteerde data, in het genoemde geval het verloop van de kritische doelgroep van salesmedewerkers tijdens hun eerste dienstjaar, afhankelijk van leeftijd, afdeling en manager.

Maak binnen de HR-afdeling iemand verantwoordelijk voor het periodiek verzamelen van alle databronnen. Iemand die affiniteit heeft met cijfers en over de juiste sociale vaardigheden beschikt. Onderhandel met collega’s van Finance, leg uit waarom HR de cijfers nodig heeft  die ze toch al moeten opleveren voor de financiële administratie. Schroom niet om aan collega’s van Finance te vragen hoe het werkt. Neem ze desnoods werk uit handen. Voor wat hoort wat!

Stap 3: Koppel relevante data aan elkaar

Bij HR Analytics draait het om het koppelen van HR-data (bijv. specifieke verloopcijfers, uitkomsten van MTO’s) aan organisatiedata zoals omzet, klantentevredenheid en productiviteit. Doel is om causale verbanden vast te stellen tussen investeringen in HR en de organisatieresultaten. Kortom, wat is de impact van HR-interventies op de (financiële) resultaten?

Software op het gebied van e-HRM is veelal uitgerust met rapportagetools om relevante data naar voren te halen. In sommige gevallen kunnen die data gekoppeld worden aan financiële systemen in de organisatie. Uiteindelijk komt het aan op een juiste analyse van de gegevens. Wat vertellen deze cijfers over het effect van HR? Is er een correlatie tussen de HR-inspanningen en de bedrijfsresultaten? Welke trends nemen we waar? Hoe zijn die te beïnvloeden?

Beantwoord deze vragen per gekozen probleemstelling (zie stap 1). Schroom niet om hierbij advies in te winnen, binnen of buiten de organisatie. Het vinden van causale verbanden tussen data vergt veel analytische kennis, die niet altijd direct voor handen is.

Stap 4: Verbind concrete acties aan de uitkomsten

Wanneer je eenmaal een causaal verband hebt gevonden tussen een HR-actie en een organisatieresultaat, ga je hiermee aan de slag. Wat moet je veranderen aan je HR-inspanningen om het resultaat positief te beïnvloeden? Moet de focus wellicht worden verlegd op heel andere HR-interventies? Moeten bepaalde programma’s wellicht helemaal worden stilgelegd?

Begin in ieder geval klein, met een pilot om zo draagvlak te creëren binnen de organisatie (en met name bij het management). Als je eenmaal – aan de hand van harde gegevens – kunt laten zien wat precies de toegevoegde waarde is van een specifieke HR-interventie, krijg je vanzelf de handen op elkaar bij de directie. Dat is je startpunt om je HR Analytics aanpak verder uit te rollen binnen de organisatie.

Stap 5: Stel een plan op met toekomstige doelstellingen

Een valkuil bij het verrichten van metingen is dat ze in de eerste plaats iets zeggen over de huidige situatie. Maar wat betekent dit voor de toekomst? En nog een stap verder: hoe kun je daarop anticiperen? Daarmee komen we op het terrein van predictive analytics. Neem bijvoorbeeld het vraagstuk van opvolging. Heb je als organisatie direct een oplossing paraat als cruciale mensen plotseling wegvallen? Is de continuïteit van je bedrijf dan nog gegarandeerd en kun je blijven voldoen aan de kwaliteitseisen? Veel bedrijven hebben daar geen idee van, terwijl dit toch goed van te voren is te regelen. En daarmee is het in hoge mate voorspelbaar.

De Amerikaans HR Analytics grondlegger dr. Jac Fitz-enz vat dit samen in zijn cyclus van scan – plan – analyze – predict. Wat betreft het plannen gaat het daarbij meestal om een periode van drie tot vijf jaar. Een hoge mate van onzekerheid is daarbij niet uit te sluiten; zeker wat betreft allerlei externe factoren zoals conjunctuurschommelingen en marktomstandigheden. Werk daarom twee tot drie verschillende scenario’s uit aan de hand van de onzekere factoren die de grootste impact hebben op je resultaten.

Vraag jezelf af wat de meest waarschijnlijke economische scenario’s zijn. Die hebben  vanwege de huidige instabiliteit op de financiële markten namelijk de meeste impact op je organisatie. Van daaruit zou je verder kunnen kijken naar de situatie op de arbeidsmarkt en wat dat voor je HR-beleid betekent. Je kunt bijvoorbeeld berekeningen loslaten op de gewenste in- en uitstroom van generaties binnen je organisatie. Op dit moment zijn er vier of vijf generaties naast elkaar werkzaam, maar de uitstroom van babyboomers is al begonnen en de instroom van jongeren droogt op. Daar moet je je dus op gaan voorbereiden. Het toepassen van HR Analytics in je organisatie kan daarbij helpen.