Datagedreven HR
Achtergrond
Door: Evelien van Damme, Kirkman Company
30 oktober 2014
Het afgelopen jaar is de HR-organisatie van Coöperatie VGZ volop in beweging geweest. Met het programma DOEN HR heeft de HR-organisatie de ambitie gesteld om haar (beheers)kosten te reduceren en tegelijkertijd de kwaliteit van de HR-producten en diensten te borgen en op de lange termijn zelfs te verbeteren.

Johan Huizing (Manager HR Beheer & Ondersteuning bij Coöperatie VGZ) en Evelien van Damme (Consultant bij organisatieadviesbureau Kirkman Company) hebben de afgelopen maanden gewerkt aan het opzetten van HR Metrics & Analytics binnen VGZ. In dit artikel delen zij hun aanpak en ervaringen.

DOEN HR bestaat uit vier verschillende stromingen:

  1. Focus: focus aanbrengen in HR producten en dienstverlening. Bepalen welke producten en diensten nog worden aangeboden aan de organisatie.
  2. Eenvoud: eenvoud aanbrengen door onze diensten en onze werkwijze eenvoudiger maken.
  3. Klantcontact: we willen de organisatie de informatie en middelen geven, zodat zij zoveel mogelijk zelf kunnen doen.
  4. Samenwerking: slimmer samenwerken, onder andere door een duidelijke verdeling van rollen, taken en verantwoordelijkheden.

Om als HR-organisatie relevant te zijn voor de verschillende divisies binnen VGZ staat één van de overkoepelende projecten binnen DOEN HR in het teken van HR Metrics & Analytics. Door het kiezen van een bestemming, vormgeven van het pad en samen de reis te maken werkt VGZ aan het succesvol opzetten van HR Metrics & Analytics.

De bestemming – relevant voor elke divisie

Huizing: “Wij zijn deze reis gestart om op basis van HR-deskundigheid van toegevoegde waarde te zijn voor al onze divisies door vooruit te kijken met gedegen onderbouwing en analyse. De behoefte is ontstaan nadat VGZ onlangs het pad is ingeslagen naar kwaliteitsverbetering en kostenreductie. Dit betekent dat we op basis daarvan graag willen weten wat het rendement is van ingezette maatregelen. Dit geldt dus ook voor HR.”
Om meer inzicht te krijgen in wat HR Metrics & Analytics voor VGZ kan betekenen, heeft  Kirkman Company verschillende stakeholders geïnspireerd middels een ’tekensessie’. Tijdens deze sessie is gezamenlijk gebrainstormd over de bestemming van VGZ op dit onderwerp. Huizing: “Deze sessie heeft ons inzicht gegeven in de verschillende fases van Metrics naar Analytics. En dat het er niet per se volgordelijkheid in deze fases zit, je hoeft bijvoorbeeld geen compleet nieuw systeem aan te schaffen om met Analytics aan de slag te gaan.”

Naar aanleiding van de sessie is gezamenlijk de ambitie uitgesproken om op 1 januari 2016 de effectiviteit, relevantie en impact van de HR-organisatie verhoogd te hebben door HR Metrics & Analytics in de organisatie in te bedden. Door HR Metrics & Analytics is de HR-organisatie van toegevoerde waarde voor de verschillende divisies binnen VGZ, omdat zij de business dan ondersteunt met de juiste data, deze in de juiste context plaatst en deze data koppelt aan business data. HR kan volgens Huizing en Van Damme als business partner veel beter haar rol pakken binnen de organisatie. Daarnaast ondersteunt HR de business bij het maken van juiste (HR) beslissingen en reikt zij HR-interventies aan om de business doelstellingen te behalen. Huizing: “HR Metrics & Analytics past bij de ontwikkeling van HR binnen VGZ. Veel meer bezig met vooruitkijken in plaats van achterom kijken en daarbij de toegevoegde waarde van HR veel meer meetbaar maken.”

Het pad – hou het simpel!

Van Damme: “Nadat we gezamenlijk de bestemming hadden bepaald, zijn we het pad om daar te komen uit gaan stippelen. Hierbij waren twee uitgangspunten leidend: 1) hou het simpel en 2) we gaan roeien met de riemen die we hebben. Oftewel: we beginnen klein, om vervolgens op te schalen.” Huizing: “Ook blijven we nog even werken met onze huidige personeelsadministratiesysteem, deze worden vanaf 2016 vervangen, want met de aanwezige data kan al veel gedaan worden. Je hebt meer dan je denkt.” Van Damme: “In onze overtuiging begint HR Metrics & Analytics niet direct bij een IT-systeem, want ook met een systeem met minder mogelijkheden is het mogelijk om HR Metrics & Analytics in de organisatie in te bedden.”

Fasen binnen HR Metrics & Analytics. Door: Kirkman Company

Van Damme: “Om het pad met de twee uitgangspunten verder vorm te geven, zijn we samen volgens bovenstaande fases gaan werken. In de eerste weken is een inventarisatie gedaan van alle relevante HR-data en bestaande rapportages. Tevens zijn de HR Metrics – in samenspraak met de verschillende divisies – bepaald. Momenteel zitten we in de tweede fase, waarbij het HR Dashboard inclusief KPI’s aan de business wordt aangereikt. Daarnaast worden de HR Adviseurs door een ’toolkit’ en een workshop begeleid in het toepassen van HR Metrics & Analytics. Tot slot worden de eerste stappen gezet om een ‘analytical case’ uit te voeren binnen één van de divisies.”

Analytical case

Een analytical case is een hypothese die een causale relatie tussen een businessdoelstelling en een HR interventie beschrijft aldus Van Damme. “Door de inzet van HR- en business data ga je deze hypothese toetsen. Het doel van een analytical case is aantonen welke HR-instrumenten en/of interventies effect hebben op de businessdoelstellingen en zo stakeholders overtuigen deze instrumenten in te zetten. Binnen een van de vier divisies gaan we aan de slag met zo’n analytical case. Onder het motto ‘hou het simpel’ willen we eerst de relevantie van HR aan een specifiek deel van de business tonen, om het succes vervolgens binnen de overige divisies over te brengen.

De reis – samen met HR Advies en de business

Van Damme: “Met alleen een bestemming en een pad kom je er niet, vervolgens moet je ook daadwerkelijk de reis gaan maken met de verschillende ‘reisgenoten’. Bij VGZ zijn we begonnen met een kleine groep afgevaardigden vanuit de HR-organisatie om de bestemming scherp te krijgen. Vervolgens zijn we met alle HR Adviseurs in gesprek gegaan om een beter beeld te krijgen van de huidige situatie, zoals: welke data gebruiken we nu, hoe rapporteren we naar de business, wat gaat goed, waar is verbetering wenselijk. Op basis van deze gesprekken zijn we aan de slag gegaan met het verzamelen van de juiste data en het ontwikkelen van het HR Dashboard.” Huizing: “Het HR Dashboard biedt mogelijkheden om gegevens met andere domeinen uit te wisselen en te combineren met andere afdelingen (bijvoorbeeld Finance) om nog meer toegevoegde waarde te creëren voor de organisatie. Het HR Dashboard (een standaard dashboard voor alle divisies) is voor de HR Adviseurs een middel om het gesprek aan te gaan met de business en ze HR-instrumenten en interventies aan te reiken om hun doelstellingen te behalen. De komende tijd zullen de HR Adviseurs met het HR Dashboard en hun ’toolkit’ voor HR Metrics & Analytics de business gaan informeren en adviseren.”

Lessons learned

Huizing: “Inmiddels is er al veel in gang gezet om de bestemming te bereiken. En dan te bedenken dat het amper vijf maanden geleden is dat we met elkaar de bestemming van HR Metrics & Analytics aan het bepalen waren. Als we terugkijken naar deze periode, kunnen we de volgende lessons learned benoemen:

  • Bepaal een duidelijke bestemming van waar je met jouw organisatie wil staan op het gebied van HR Metrics & Analytics;
  • Beschrijf een duidelijke route (het pad) waarin je beschrijft hoe je bij de bestemming komt en wat je daar voor nodig hebt. Bedenk wel: er is niet een route, er zijn meerdere wegen die tegelijkertijd bewandeld worden;
  • Creëer draagvlak binnen de HR organisatie, de business. Oftewel: ga met elkaar op reis!
  • Laat het huidige Personeelsinformatiesysteem niet leidend zijn. Ga aan de slag met wat je al hebt;
  • Hou het simpel, zet kleine stappen en boek successen. Vanuit daar kan je HR Metrics & Analytics verder opschalen in de organisatie;
  • Standaardiseer (de presentatie) van de data, zo voorkom je verkeerde interpretaties en kan je makkelijk(er) vergelijken;
  • Maak je HR Business Partners bewust van hun bijdrage en de relevantie van HR Metrics & Analytics voor hun business. Zorg daarnaast ook voor de juiste kennis en kunde binnen HR Advies.

De komende tijd zullen we ons voornamelijk bezighouden met het bijbrengen van de juiste kennis en kunde bij HR Advies en het opzetten van de ‘analytical case’ binnen een van de divisies. Hiervandaan zullen we HR Metrics & Analytics steeds verder op de kaart zetten binnen VGZ om uiteindelijk relevant te zijn voor alle divisies!”

Johan Huizing: afdelingsmanager HR Beheer en Ondersteuning bij VGZ. In deze rol is Johan verantwoordelijk voor de afdelingen HR Business Support en Personeelssalarisadministratie.

Evelien van Damme: consultant bij Kirkman Company en actief binnen de HR practice. Hier richt zij zich op allerlei HR vraagstukken zoals HR Transformatie, HR Metrics & Analytics en HR IT. www.kirkmancompany.com.