Hoe fit is uw organisatie eigenlijk?

In de wetenschap is fit een bekend fenomeen. Het wordt afgemeten aan de mate waarin HR-instrumenten zijn afgestemd op de organisatie. En dat betekent niet zomaar HR-instrumenten inzetten omdat de aanname is dat als je ze inzet, ze ook wel zullen werken. Nee, fit geeft aan dat er bewust een keuze is gemaakt, passend bij de specifieke kenmerken van de organisatie. Hoewel het in de wetenschap een – theoretisch gezien – overtuigend concept is, is er tot nu toe weinig empirisch bewijs voor gevonden. Bewijs leveren blijkt lastig. Corine Boon heeft in haar onderzoek – waarmee ze afgelopen juni aan de Erasmus Universiteit is gepromoveerd – nieuwe meetinstrumenten ontwikkeld voor het beoordelen van fit, die kunnen helpen om dit bewijs wél te leveren. Ze stelt dat het nastreven van fit zin heeft. De vraag die in de titel van haar proefschrift HRM and fit: Survival of the fittest!? impliciet wordt opgeroepen, durft ze in ieder geval positief te beantwoorden: “Ja, fit zal overleven. Het doet ertoe. In de klassieke systeemtheorie werd overigens gepleit voor één soort fit, maar dit onderzoek richt zich juist op het differentiëren van dit begrip.”
 
Collega’s van Boon hadden eerder al binnen het vakgebied strategisch HRM vier vormen van fit gedefinieerd. Een strategische fit (afstemming van HRM op de organisatiestrategie), een interne (hoe zijn de HR-instrumenten onderling afgestemd?), een organisatie- fit (afstemming tussen HRM en de andere relevante systemen in de organisatie) en een institutionele fit (de afstemming van HRM met de institutionele context, bijvoorbeeld wetgeving). Boon voegt daar zelf een vijfde aan toe: de P/E-fit (Person/Environment). Daarbij heeft ze gekeken naar de voorkeuren van de medewerkers: past hun baan en de organisatie bij hun ambities?

Dynamiek belangrijk
Het onderzoek van Boon vindt zijn oorsprong in het wetenschappelijk debat over het belang van best practice/best fit. Zijn er HR-instrumenten die overal en altijd effectief zijn, zoals trainingen en selectiecriteria? Of is het juist van belang om deze HR-instrumenten af te stemmen op de organisatie? Met andere woorden: is er een goede fit nodig? Uit het onderzoek van Boon bleek al snel dat de beste fit voor iedere organisatie anders is. Het is dan ook niet geheel verwonderlijk dat de belangrijkste conclusie die Boon uiteindelijk trekt, is dat de aanname ‘hoe meer fit hoe beter’ niet opgaat. Elk van de vijf hierboven geschetste typen fit kent namelijk een eigen dynamiek. Boon: “Het uitsluitend besteden van aandacht aan één type fit doet te kort aan de mogelijkheden voor het ontwikkelen van een succesvol HR-beleid van een organisatie. Bij elk type liggen de belangen anders. Ze kunnen elkaar tegenspreken. Optimaliseer je de ene fit, dan kan dat contraproductief uitwerken voor een andere en dus per saldo nadeliger zijn.” Wel is het volgens Boon zo, dat bedrijven met een duidelijk filosofie eerder in staat zijn een goede overall fit te bewerkstelligen. Een van de bedrijven die ze voor haar onderzoek onder de loep nam was het Zweedse concern IKEA. Wat haar betreft een van de schoolvoorbeelden van hoe een duidelijke filosofie tot een duidelijke fit leidt. “Wat ik in mijn onderzoek onder meer heb ontdekt, is dat dynamiek belangrijk is. Een organisatie die in staat is goed en snel op veranderingen in te spelen, is beter in staat fit te bereiken. En dan bedoel ik nu even alle vijf typen fit.” Ze zag bijvoorbeeld bij IKEA dat vanuit HR een zogenaamde groeiversneller werd geïntroduceerd. Daarmee zou de gewenste omzetgroei sneller worden gerealiseerd door de inzet van het personeel, iets dat natuurlijk naadloos aansluit bij de strategie van het bedrijf. Boon: “Als je die helderheid aan de medewerkers biedt, dan is er een sterke relatie tussen de fit en de strategie van de organisatie. Visie is de leidraad voor een organisatie: mensen weten waar ze naartoe werken. Bij IKEA verandert er elk jaar wel iets. Dat is beleid. Dat heeft invloed op de medewerkers. Ze zijn er dus aan gewend om te gaan met veranderingen.” Een voorbeeld van een negatieve fit kwam Boon in haar onderzoek ook tegen. Een organisatie wilde twee hoofddoelen – efficiency en een hoge mate van servicegerichtheid – nastreven, maar die twee kwamen met elkaar in aanvaring. Boon: “Als je dan niet goed communiceert, dan raken mensen de weg kwijt.”

Tevreden stakeholders
Wat Boon in haar onderzoek ook deed, was een soort hiërarchie maken van fits. Welke van de vijf fits behoeft als eerste aandacht, welke komt op de tweede plaats et cetera. De strategische en institutionele fit komen grosso modo als eerste, zo blijkt. Dus: HR moet er eerst voor zorgen dat het HRM-beleid aansluit bij de strategie van de onderneming en dat HR werkt binnen de wettelijke en maatschappelijke kaders. Daarna komt de fit met de organisatie: zitten de organisatie en HR qua systemen op dezelfde lijn? In een productieomgeving kan het overigens zo zijn dat deze nog vóór de institutionele fit komt. Op de vierde plaats komt de interne fit gericht op de invulling van het HRM-beleid met HR-instrumenten, dus werken de HR-systemen onderling wel goed met elkaar samen? Op een vijfde plek komt de P/E-fit: doen de mensen in de organisatie wat ze willen en past de job bij hun ambitie? Boon: “Als HR houd je dus in elke stap rekening met je mensen, maar steeds op een ander niveau, van strategisch naar operationeel.” Waarbij ze wel aantekent dat het voor goede organisatieprestaties belangrijk is om de strategische, interne, organisatie- en P/E-fit te optimaliseren, terwijl de institutionele fit toereikend moet zijn om de legitimiteit van de organisatie te waarborgen. Boon: “De uitdaging voor organisaties ligt in het vinden van een optimale balans in het bereiken van fit. Organisaties kunnen ervoor kiezen om een bepaalde fit te optimaliseren, maar soms is het bereiken van een toereikend niveau van fit al genoeg. Verschillende stakeholders hebben namelijk uiteenlopende belangen. Ik adviseer dan ook om een fitniveau te bereiken dat toereikend is om de verschillende stakeholders tevreden te stellen.” Het is Boon overigens opgevallen dat in het onderzoek naar fit vooral naar financiële output wordt gekeken. Hoeveel wordt de organisatie er in geld beter van? Maar dat is volgens haar een te beperkte scope. “Betrokkenheid, verloop, flexibiliteit, productiviteit… Er zijn veel criteria waarop je fit kunt beoordelen. Ik heb daar ook meetmodellen voor ontwikkeld die nadrukkelijk verder gaan dan geld.” Ze benadrukt daarbij nog maar eens dat het niet gaat om een blauwdruk, maar om maatwerk. “Een succesvolle training in de ene organisatie kan totaal verkeerd uitpakken in een andere organisatie.”

Communicerende vaten
Een veel voorkomende discussie in HR-land is of HR een plek in de Raad van Bestuur moet hebben. Boon zegt dat dit niet altijd noodzakelijk is. Een algemeen directeur met groot gevoel voor HR kan ook die honneurs waarnemen. Toch zegt ze ook: “Het moet niet, maar als HR in een managementteam zit en meedenkt over bijvoorbeeld strategie, zul je op dit terrein veel eerder zien dat er een fit ontstaat. Bijvoorbeeld op het gebied van strategie.” Als Boon iets hoopt te bereiken met dit proefschrift, is het dat HR-professionals inzicht krijgen in fit. Het is volgens haar al nuttig als ze de vijf deelgebieden er eens bijpakken (zie kader p. 41) en per domein gaan kijken hoe ze met fit omgaan. “Als je deze vijf fit-modellen in de context ziet, kun je beter sturen. De verschillende typen fit hangen onderling samen. En daaruit kunnen HRM-managers concluderen waar ze het goed doen en waar het mis gaat. En vooral dat ze het allemaal in samenhang gaan beoordelen. Dat het communicerende vaten zijn die niet los van elkaar gezien kunnen worden. De uitdaging voor organisaties ligt in het vinden van de optimale fit.” Boon geeft toe dat er ook wel enige overlap tussen de vijf gebieden zit. Desondanks vindt ze het nuttig om ze afzonderlijk te beschouwen. “Zo krijg je een beter overzicht. Zie het als een checklist waar je op moet letten. Ik denk dat veel bedrijven niet bewust met fit bezig zijn. Met deze vijf typen kun je het veel beter voor je organisatie visualiseren.” Derhalve roept het proefschrift de vraag op hoe het eigenlijk zit met de fitheid van uw organisatie? Heeft u zich als lezer van dit blad ooit afgevraagd of u HR-fits heeft op de vijf genoemde terreinen?

Een kanttekening die je kunt maken bij het onderzoek van Corine Boon is dat het allemaal nogal wiedes klinkt. Natuurlijk moet je afstemmen voor het beste resultaat. En als er een goede fit is, zal dat ongetwijfeld goed zijn voor een organisatie. Echter, de praktijk is weerbarstig, zo concludeert Boon. Die is veelal gebaseerd op aannames. Veel onderzoek naar het samenhangend geheel van fit is er niet geweest. En was er al onderzoek, dan was er veel kritiek op. Tot nu dan, want Boon heeft een bijdrage geleverd aan het doordenken over fit. “Uiteindelijk zijn er maar weinig organisaties die zo systematisch naar HR en de organisatie kijken als in het model van de vijf deelgebieden. Veel HRM’ers denken wel dat er fit is, maar gestructureerd inzicht erin hebben ze niet. Vaak is het op hoop van zegen dat er fit is, maar of dat dan de goede fit is en of die concurreert met andere fit-gebieden, daarover hebben ze meestal geen enkel idee. Ik heb nu voor het eerst meetinstrumenten ontwikkeld die helpen dit inzichtelijk te maken.”