Datagedreven HR
Achtergrond
Door: Toine Al en Irma Doze
2 augustus 2023
Of je nu een volledig datagedreven HR-beleidscyclus als einddoel hebt of aanpassingen en verbeteringen op operationeel niveau, de stappen in de HR-analyticscyclus zijn gelijk.

Stap 1: de businessvraag formuleren

De HR-manager/-businesspartner en de algemeen manager (van de businessunit of de betrokken afdeling) achterhalen in nauw onderling overleg een of meer businessvragen, dat wil zeggen problemen en/of kansen voor de organisatie, die voor de organisatie en HR relevant en urgent zijn. Dit gebeurt zo nodig aan de hand van een gestructureerde methode van vragen stellen om de werkelijke businessvraag bloot te leggen.

Stap 2: de businessvraag vertalen naar een analyticsvraagstuk

Als de relevante businessvraag of -vragen helder geformuleerd zijn, moeten deze (eventueel met behulp van een analyseboom) worden toegespitst en in een of meer HR-analyticsvragen worden vertaald. Eventueel kunnen in dit stadium ook mogelijke oorzaken en antwoorden worden geformuleerd.

Stap 3: data verzamelen

Uit de aldus verkregen HR-analyticsvraag kan worden afgeleid welke data nodig zijn voor het beantwoorden van de vraag. Hiervoor moet worden geïnventariseerd wat de beschikbare – interne en externe – bronnen zijn en daaruit moet een keuze worden gemaakt. De in deze bronnen aanwezige data moeten worden verzameld of anders zo nodig worden gecreëerd.

Stap 4: data prepareren

De verzamelde data kun je in veel gevallen niet zonder meer gebruiken voor analyses, maar moeten worden schoongemaakt en verrijkt. Ook moeten verschillende databestanden aan elkaar gekoppeld worden en moeten uit bestaande data nieuwe variabelen worden afgeleid en berekend.

Stap 5: de data analyseren en vertalen in insights en algoritmes

Op de geprepareerde data worden vervolgens analyses uitgevoerd. Deze stap bestaat uit beschrijven, verklaren en voorspellen met behulp van data-analyse, statistiek en datamining. De aldus verkregen resultaten worden samengebracht en vertaald naar insights om besluiten te onderbouwen of naar een mechanisme (een model of een algoritme) dat kan worden ingezet om operationele processen te verbeteren, problemen op te lossen of kansen te benutten.

Stap 6: presentatie, rapportage en visualisatie

De verkregen insights of algoritmes moeten nu doeltreffend en overtuigend worden gevisualiseerd en gerapporteerd ten behoeve van het management en/of andere directbetrokkenen. Dat kan op verschillende manieren. Om alle betrokkenen enthousiast te maken en draagvlak te krijgen voor het in gang zetten van de noodzakelijke acties, is deze stap cruciaal.

Stap 7: de insights vertalen in HR-beleid, -processen en -interventies en/of de algoritmes implementeren

Uit de insights worden de gewenste HR-interventies en -beleid afgeleid. Deze kunnen nu worden geïmplementeerd, geborgd en uitgevoerd om een feitelijke (gedrags)verandering mogelijk te maken. De in stap 5 ontwikkelde algoritmes worden geïmplementeerd. Daarmee beantwoordt HR concreet aan de gestelde businessvraag en draagt zo bij aan het realiseren van de organisatiedoelstellingen.

Stap 8: de bereikte resultaten meten en monitoren

Om de effectiviteit en de voortgang van het aldus (in)gevoerde HR-beleid, de nieuwe of aangepaste processen en de bijbehorende interventies te controleren, worden deze uitgedrukt in ken- en stuurgetallen en gemeten en gemonitord, bijvoorbeeld met behulp van een HR-scorecard.

Tussentijds teruggrijpen op eerdere stappen

Zoals gezegd gaat het hier weliswaar om een cyclisch proces, maar in de praktijk verloopt dit proces lang niet altijd in een volmaakte cirkel. Bij verschillende stappen kan blijken dat aannames bijgesteld moeten worden, dat de kwaliteit of de bruikbaarheid van bronnen tegenvalt of dat analyses aanleiding zijn om een of meer voorgaande processtappen te herhalen. Soms kan besloten worden om van verdere analyse af te zien, bijvoorbeeld omwille van de efficiency of uit kostenoverwegingen.