Datagedreven werving & selectie: zes kengetallen om op te sturen

1. Quality of hire

Deze meetwaarde heeft als doel te meten in welke mate nieuwe werknemers goed presteren, passen bij de organisatie en bijdragen aan het succes van de organisatie én hoelang ze blijven. Zo moet de waarde van de medewerker na een succesvolle werving en selectie nog blijken in de praktijk.
Tussen de eerste en laatste werkdag kan er van alles gebeuren. Om te achterhalen of het werving-en-selectieproces succesvol is, kun je het beste kijken naar de tijd die het duurt van de eerste werkdag tot het moment waarop de werknemer voldoende prestaties levert, de zogenoemde ramp-uptijd.

Je kunt ook kijken naar het aandeel nieuwe werknemers dat ten minste een aantal maanden (bijvoorbeeld in een callcenter) of een jaar of twee jaar (bijvoorbeeld in de zorg) blijft. Dit leidt bijvoorbeeld tot de volgende definitie: het percentage nieuwe werknemers dat na één jaar nog in dienst is (retentie) en een positieve beoordeling heeft gekregen of voldoende prestaties heeft geleverd. Bij een werknemer die inderdaad voldoende lang in dienst blijft en voldoende presteert, is er sprake van voldoende quality of hire.

2. Net hiring score

Voordat de quality of hire van een nieuwe werknemer kan worden achterhaald, is al de nodige tijd verstreken (van enkele maanden tot een of meer jaren). De net hiring score (NHS) biedt een alternatief. Deze score wordt namelijk direct na de onboardingperiode van 90 à 100 dagen gemeten. Het doel is te achterhalen hoe goed een nieuwe werknemer bij de baan en de organisatie past. Je stelt twee vragen. Aan de leidinggevende wordt gevraagd: in hoeverre is de nieuwe werknemer de juiste voor de baan? Aan de nieuwe werknemer wordt gevraagd: in hoeverre is deze baan de juiste keuze voor u? De antwoorden kunnen variëren van 0 (helemaal niet) tot 10 (perfect).

Voor de NHS worden de scores van de leidinggevende en de werknemer bij elkaar opgeteld en gedeeld door twee. Daar komt een gemiddelde uit. Werknemers met een hoog gemiddelde (volgens de VS-berekening een 9 of hoger, volgens de Europa-berekening een 8 of hoger) worden strong fits genoemd. Een lage score (VS: een 6 of lager; Europa: een 5 of lager) betekent dat een werknemer een poor fit is. Door de scores van alle nieuwe medewerkers samen te voegen en het percentage poor fits af te trekken van het percentage strong fits, krijg je de net hiring score. Een positieve score betekent dat de organisatie meer goede dan slechte keuzes heeft gemaakt in het aannemen van mensen.

3. Cost of hire

Traditioneel worden de kosten van werving en selectie gemeten als de gemiddelde kosten per nieuwe werknemer, de zogenaamde cost of hire.

4. Hiring budget

Maar werving en selectie is een investering, geen kostenpost. Een goed alternatief is het kengetal hiring budget. Dat is een percentage dat wordt berekend door de totale kosten van het rekruteren van de nieuwe werknemers te delen door de som van de salarissen van de nieuwe werknemers. Daarmee koppel je het bedrag dat je investeert in het aannemen van een werknemer aan diens waarde. Op die manier kun je eenvoudig verantwoorden dat het aannemen van een werknemer voor een zwaardere rol, zoals een nieuwe marketingdirecteur, meer wervingskosten met zich meebrengt.

5. Time to hire

De time to hire geeft aan hoeveel tijd er verstrijkt tussen het begin van de zoektocht naar een nieuwe kandidaat en het moment waarop de kandidaat wordt aangenomen. Een lang selectieproces draagt niet bij aan een positieve ervaring van sollicitanten. Doe je er te lang over om een beslissing te nemen, dan bestaat de kans dat kandidaten hun geluk elders gaan zoeken. Sturen op een gemiddelde time to hire brengt nadelen met zich mee, vooral als er sprake is van uitschieters. Het is dan ook goed naar de data achter het cijfer te kijken, de verdeling van het aantal nieuwe werknemers over de duurklassen. Time to hire houdt ook geen rekening met de zwaarte van de functie, net als cost of hire.

6. Hiring velocity

Een additioneel aanvullend kengetal om te gebruiken, is de hiring velocity. Daarmee meet je het percentage van de nieuwe werknemers die de recruitmentafdeling binnen de afgesproken deadline heeft weten binnen te halen. Deze deadline is gebaseerd op het type functie waarvoor moet worden geworven en wanneer de nieuwe werknemer nodig is. Naast het monitoren van het werving-en-selectieproces, helpt dit kengetal de leidinggevenden ook beter na te denken over wanneer welke werknemers daadwerkelijk nodig zijn en welke doorlooptijd haalbaar is.

Lees ook: Datagedreven de werving en selectie verbeteren – nieuwe databronnen en de inzet van AI

Dit artikel is een deel uit de bijlage Praktische toepassingen van datagedreven HR in het boek Waarde creëren met datagedreven HR-beleid – Introductie, methodiek en implementatie.
Zie ook de boekreview