Bedrijven hebben enorme slag te maken bij benutten eigen informatie

Een van de voornaamste conclusies uit uw rapport (*) is dat veel bedrijven ten onrechte denken dat ze al goed bezig zijn met hun eigen informatie. U stelt zelfs dat drie op de vier bedrijven nauwelijks voordeel uit hun eigen informatie halen. Hoe zit dat?

Vermeulen: “Het onderzoek laat zien dat het beeld dat bedrijven van zichzelf hebben niet klopt. Veel organisaties geven aan dat ze ervan overtuigd zijn dat ze waarde kunnen putten uit hun gegevens. In Nederland zegt bijvoorbeeld 77 procent van de ondervraagde zakelijke leiders dat zijn bedrijf momenteel het maximale resultaat uit zijn informatie haalt. Maar als we doorvragen, dan blijkt dat vertrouwen in eigen kunnen niet terecht. Op de vraag of men werkelijk beleid voert op het benutten van data moeten bijvoorbeeld veel organisaties ontkennend antwoorden. En op de vraag bij wie de data-analyse belegd is horen we vaak dat dat bij ICT of finance is ondergebracht, zonder dat een link naar de business wordt gelegd.”

Het goed onderbrengen van de eindverantwoordelijkheid voor het benutten van de informatie lijkt voor veel organisaties lastig. In uw onderzoek staat ook dat ‘gegevens vaak vastzitten in silo’s van afdelingen, waar het werkelijke waardepotentieel niet wordt gerealiseerd’. Wat moeten organisaties volgens u doen om de informatie wél op de juiste manier aan de businessdoelen te verbinden?

Bedrijfsstrategie

Strik: “Bij de bedrijven die wel optimaal gebruik maken van informatie, zie je dat er op directieniveau aandacht is voor de waarde van die informatie. Er is ook vaak een duidelijke bedrijfsstrategie rondom die waarde. Om de waarde van gegevens echt goed te gebruiken zul je als organisatie een soort sponsor moeten hebben op senior niveau, die eigenaar wordt en duidelijk definieert wat de organisatie wil en kan met de gegevens.
Als je op die manier de betrokkenheid van de directie hebt geborgd, heb je vervolgens mensen nodig met de juiste skills. Je moet mensen aan boord hebben die de mogelijkheden kennen en die de achtergrond hebben om de analyses te kunnen doen. Concreet betekent dat: ze moeten inzicht hebben in de bedrijfsstrategie, weten waarnaar ze moeten zoeken en hoe ze hun bevindingen kunnen koppelen aan de KPI’s.
Verder is het heel belangrijk dat die analisten gebruik kunnen maken van de juiste tools. Veel organisaties hebben last van het feit dat hun informatiesystemen onvoldoende toegankelijk zijn. Je moet gegevens dus beschikbaar maken. Wij zeggen vaak: Je gaat pas rennen als je kunt lopen. Veel klanten zijn al enorm geholpen als de relevante informatie op één plek wordt gebracht en gewoon goed toegankelijk wordt gemaakt. Uiteindelijk is het ook gewoon veel werk dat gedaan moet worden. Alle data naar boven krijgen, dat zijn hele projecten op zich. Maar ze zijn noodzakelijk: Structuur brengen is vaak de eerste stap.”

Het onderzoek van Iron Mountain en PwC werd wereldwijd gehouden onder 1.800 Europese en Noord-Amerikaanse zakelijke leiders, van middelgrote bedrijven (meer dan 250 werknemers) en grote organisaties (meer dan 2500 werknemers). Om de resultaten te duiden werd een zogenaamde Information Value Index ontwikkeld. Deze index geeft aan in welke mate de bedrijven in verschillende sectoren momenteel hun informatie beheren en daar hun (concurrentie-) voordeel mee weten te behalen. De Verenigde Staten doen het met een Index van 52,9 iets beter dan Europa, waar de bedrijven gemiddeld 47,3 behalen. Slechts 4 procent van alle onderzochte bedrijven kan volgens de onderzoekers gerekend worden tot de ‘informatie-elite’ met een Information Value Index van meer dan 90,0.

Trends

Vermeulen: “Wij hopen natuurlijk dat dit onderzoek organisaties extra stimuleert om over de wijze waarop ze hun eigen informatie benutten. Dat mensen intern vragen gaan stellen. We zullen het onderzoek zeker herhalen. Volgende onderzoeken worden echt interessant, want dan kunnen we gaan vergelijken en kijken of we specifieke trends kunnen signaleren.
De awareness gaat zeker omhoog. Je ziet ook grote bedrijven al experimenteren. Grote verzekeraars die een digitale poot opzetten en zo een deelmarkt betreden die ze niet hadden. Die digitale poot weet ook goed hoe ze met informatie om moeten gaan, en op die manier brengen ze ook die vaardigheden binnen.”
Strik: “We hebben het hier echt over cultuur. Die wil om te bewegen moet in je genen zitten. Vanzelfsprekend moeten grote bedrijven voorzichtiger zijn dan startups, maar ze moeten wel durven experimenteren. Met een cultuur van ‘niets kan’ red je het niet. Het gaat hier ook om lef.”

Kunt u enigszins voorspellen wat de ontwikkelingen zullen zijn rondom het benutten van informatie?

Strik: “Ik denk dat in Nederland het bewustzijn wel toeneemt dat we écht innovatie centraal moeten stellen als we willen groeien. We zien in toenemende mate concurrentie van over de grenzen en we zien ook de invloed van de disruptives. Ik denk dat bedrijven zich steeds meer realiseren dat het ook in een korte periode mis kan gaan. Om de concurrentie goed aan te gaan zal het optimaal gebruiken van de eigen informatie steeds belangrijker worden.”

Leren van de elite

Slechts 4 procent van de onderzochte organisaties zet zijn informatie optimaal in voor de business. Deze organisaties uit de ‘informatie-elite’ hebben een aantal zaken gemeen. Wat kunnen we van hun aanpak leren?

• Zorg voor het juiste beheer. Formeer een commissie die toeziet op het informatiebeleid en ondersteund wordt door de directie.
• Behandel gegevens als waardevol bedrijfsmiddel en ontwikkel een cultuur van besluitvorming op basis van de best mogelijke gegevens.
• Bescherm gevoelige en waardevolle gegevens met robuuste controlemechanismen, maar zorg ervoor dat degenen die deze gegevens nodig hebben, daar op een veilige manier over kunnen beschikken.
• Ga niet af op de eeuwige technologie van spreadsheets – gebruik geschikte tools voor gegevensanalyse, interpretatie en visualisatie om zoveel mogelijk uit uw gegevens te halen.
• Stel gegevensanalisten aan die inzicht hebben in de bedrijfsstrategie, weten waarnaar ze moeten zoeken in de gegevens en hoe ze hun bevindingen kunnen koppelen aan uw KPI’s.

(*) Het rapport is getiteld ‘ Seizing the information advantage: How organisations can unlock value and insight from the information they hold’. Een samenvatting van het rapport is te vinden op www.ironmountain.nl/pwc.