‘AI heeft veelbelovende toekomst in HR met AI-geletterheid als belangrijk speerpunt’

AI-tools helpen steeds meer HR-professionals tijdrovende en repetitieve taken te automatiseren. Zo kan AI bij werving & selectie worden ingezet bij het screenen van cv’s en sollicitatiebrieven en het beantwoorden van vragen van sollicitanten door AI-gestuurde chatbots. Daarnaast kan AI helpen om onbewuste vooroordelen in het selectieproces te verminderen (bias-detectie). Bij learning & development kan AI bijvoorbeeld worden ingezet bij gepersonaliseerd leren, skill-gap-analyses en VR- en AI-simulaties voor leiderschapstrainingen.

“We staan nog maar aan het begin van de AI-revolutie in HR-land”, voorspelt Kevin Martens, verantwoordelijk voor het portfoliomanagement bij YouServe, onderdeel van Visma. “De mogelijkheden zijn ongekend. Je kunt AI inzetten voor het meten van de betrokkenheid van medewerkers door het sentiment uit e-mails, enquêtes of interne chats te analyseren. Met predicitive analytics kun je bijvoorbeeld signaleren welke medewerkers risico lopen om de organisatie te verlaten. En straks zijn er zelfs volledig autonome HR-assistenten: AI-gestuurde toepassingen die zelfstandig HR-taken uitvoeren zonder menselijke tussenkomst.”

Virtuele HR-assistent

YouServe en moederbedrijf Visma zetten al langere tijd fors in op AI-toepassingen. Met de aanstelling van een AI-directeur binnen de Visma-groep begin 2024 werd de focus verder versterkt. YouServe heeft recent de eerste generatieve AI-toepassing op de markt gebracht: de HR Virtual Assistant. Martens: “Vanuit onze dagelijkse praktijk zagen we dat HR-professionals gemiddeld 20-25% van hun tijd verliezen aan het afhandelen van veelgestelde vragen en administratieve handelingen. Door ze die taken voor een groot deel uit handen te nemen, komt er tijd vrij voor HR-taken die meer voldoening geven en waarde toevoegen voor de organisatie.”

Met de nieuwe generatieve AI-oplossing krijgen medewerkers 24/7 accuraat antwoord op vragen over bedrijfsbeleid, regelingen en salarisstroken – zonder wachttijd of tussenkomst van HR. “Met onze oplossing heb je direct toegang tot al je HR-applicaties van iedere leverancier. Onze assistent begrijpt tekst, afbeeldingen en tabellen, die gebaseerd zijn op data uit HR-bronsystemen, zodat medewerkers altijd de juiste informatie krijgen. Privacy staat hierbij voorop: medewerkers kunnen volledig anoniem vragen stellen, ook over gevoelige onderwerpen”, licht hij toe.

AI-beleid voor HR nog niet concreet

Inmiddels is de oplossing bij de eerste klant in gebruik en wordt de virtuele HR-assistent ook snel bij andere klanten geïmplementeerd. “De eerste reacties zijn veelbelovend, maar ik merk ook dat veel organisaties nog een beetje koudwatervrees hebben. Vaak schort het nog aan concreet beleid: hoe gaan we om met AI, met welke tools beginnen we, wie is er in de lead: HR of IT? Daar moet eerst goed over worden nagedacht. Vaak denken ze: ‘Dat komt wel’, maar als je nu niet concreet bezig bent met de impact van AI op jouw werk, dan loop je een achterstand op. Zorg ervoor dat AI niet je vijand, maar juist je vriend wordt”, aldus Martens.

Volgende fase: autonome AI-assistent

Op dit moment werkt Visma YouServe aan de ontwikkeling van een nieuwe AI-assistent op het gebied van compensation & benefits, waarbij dieper wordt ingegaan op processen. “HR-documentatie van het bedrijf is hierbij leidend. Op basis van de business rules wordt de applicatie gevoed en gebouwd.”

Afhankelijk van de marktvraag en waarde bepaalt Visma YouServe de ontwikkeling van nieuwe AI-assistenten. Martens gelooft dat AI sterk zal bijdragen aan de volgende fase in de toekomst van HR. “In deze fase gaan we autonoom opererende AI-agenten ontwikkelen in HR- en payrollsystemen die volledig proactief ondersteuning bieden in HR-processen, workload en verwante HR-taken.”

AI-initiatieven worden bij de Visma-groep, die honderden bedrijven telt, via werkgroepen gedeeld en er zijn cross-functionele hackathons om ontwikkelingen te versnellen, vertelt Martens. “Nieuwe AI-toepassingen toetsen we aan hoge standaarden op het gebied van informatiebeveiliging. Medewerkers volgen daarnaast voortdurend verplichte e-learnings en krijgen relevante informatie voorgeschoteld over het gebruik van AI-tools. Zo houden we niet alleen controle op het interne gebruik van tools, maar worden we ook aangemoedigd om te experimenteren.”

AI-geletterdheid

Hiermee loopt Visma YouServe voorop op het gebied van AI-geletterdheid, een verplichting uit de AI-verordening. Organisaties die AI-systemen ontwikkelen of gebruiken, moeten vanaf 2 februari 2025 zorgen dat hun werknemers ‘AI-geletterd’ zijn. Dat betekent dat zij ervoor moeten zorgen dat personeel genoeg weet én kan om AI op een verantwoorde manier in te zetten. Ook HR-medewerkers moeten dus kunnen inschatten wat de impact van AI op de organisatie is en begrijpen hoe je AI-systemen op een veilige en juridisch verantwoorde manier inzet.

Volgens Martens is dit bij heel veel organisaties nog niet het geval. “Er zal een enorme inhaalslag gemaakt moeten worden. Niet alleen omdat dit sinds kort wettelijk verplicht is, maar ook omdat alleen zo AI ook écht voor HR gaat werken.” Welke maatregelen organisaties precies moeten nemen om AI-geletterdheid bij hun (HR-) personeel te bevorderen, staat niet in de AI-verordening. De Autoriteit Persoonsgegevens (coördinerend toezichthouder) roept bedrijven op om een meerjarig actieplan voor AI-geletterdheid op te stellen.

De inzet van AI-systemen kan grote risico’s en impact hebben voor klanten, eindgebruikers en andere mensen. Bijvoorbeeld als een organisatie met AI een beslissing over hen maakt. Welke kennis en vaardigheden medewerkers nodig hebben, kan verschillen per situatie. Het is onder meer afhankelijk van de context waarin het systeem wordt ingezet en wat de risico’s zijn.