Versoepelde maatregelen voor administratie opleidingssubsidies

Een aantal opleidingssubsidies hebben (tijdelijke) maatregelen in het leven geroepen om de administratieve last voor zorginstellingen te verlichten. Deze administratie is namelijk een grote taak en het verzamelen van de documentatie is erg tijdrovend. We leggen hier graag uit welke verlichtende maatregelen er zijn genomen.

Administratie een struikelblok

OAZ ondersteunt organisaties onder meer bij de opleidingssubsidies Stagefonds, Praktijkleren en SectorplanPlus. Zo signaleren we de doelgroepen en verzamelen en beoordelen we de nodige documentatie. Wij ondervinden hierdoor inderdaad dat deze administratieve verantwoording voor veel organisaties een knelpunt vormt.

Omdat we zo dicht op de materie zitten en samen met veel organisaties de subsidieadministratie verzorgen weten wij goed waar de grootste struikelblokken liggen. We zijn daarom doorlopend in gesprek met de subsidieverstrekkers, werkgevers en opleiders. Samen met hen streven we ernaar om de benodigde subsidieadministratie beter aan te laten sluiten op de aanwezige administratie bij organisaties.

Lastenverlichting i.v.m. Covid-19

De struikelblokken die we vaak tegenkomen worden ook door andere organisaties gesignaleerd. Naar aanleiding van deze opmerkingen hebben de subsidieverstrekkers de volgende (tijdelijke) versoepelingen in het leven geroepen:

• Uitgestelde deadlines;
• Versoepeling van de voorwaarden van presentielijsten bij trainingen;
• Vereenvoudigde verantwoording voor tijdvak 4 van SectorplanPlus;
• Vervallen van facturen en betalingsbewijzen voor BBL en hbo-duaal.

Uitgestelde deadlines

Met name bij de subsidieregeling SectorplanPlus is de administratieve last erg hoog. Er zijn veel deadlines en er dienen verschillende documenten verzameld te worden om de aangevraagde subsidie te onderbouwen. Deze deadlines hebben direct invloed op de hoogte van het subsidiebedrag dat een organisatie kan ontvangen. Als een deadline niet wordt gehaald kan dit bedrag namelijk veel lager uitvallen. Wijzigingen en aanvullingen op een later moment zijn namelijk niet mogelijk.

De deadlines van 1 april 2020 en 1 juli 2020 zijn verplaatst naar 1 oktober 2020. Op deze datum moeten nu alle namen van de deelnemers aan tijdvak 3 geregistreerd te zijn in het webportal SectorplanPlus. Ook dient de verantwoording van tijdvak 1 volledig te zijn afgerond. 

Het uitstellen van deze deadlines was absoluut noodzakelijk voor de aanvragers. De afgelopen maanden hebben zorginstellingen namelijk alle tijd nodig gehad om zich volledig te richten op patiëntenzorg. Daarnaast was het vaak ook niet mogelijk om de benodigde stukken te verzamelen. Presentielijsten en certificaten worden veelal fysiek bijgehouden en lagen bij veel organisaties nog op kantoor terwijl het kantoorpersoneel vanuit huis werkte.

Presentielijsten registreren

Naast het uitstellen van de deadlines voor tijdvak 1 en 3 heeft de subsidieverstrekker een versoepeling ingevoerd ten aanzien van de presentielijsten. Tot enkele maanden geleden was het verplicht de lijsten tijdens een training handmatig te laten ondertekenen door alle deelnemers en de docent.

Omdat trainingen dit jaar voornamelijk op afstand plaatsvinden heeft de subsidieverstrekker de verplichting voor het tekenen van de lijsten door de deelnemers tijdelijk laten vervallen. De docent is hier nu verantwoordelijk voor. Hij of zij registreert en bevestigt de namen van de deelnemers die aan- of afwezig zijn. Vervolgens tekent de docent de presentielijst en geeft aan of de training op locatie is gegeven of dat het gaat om een training op afstand. Zo weet de subsidieverstrekker of de deelnemers in de gelegenheid zijn geweest om de lijst te tekenen. Bij trainingen op locatie zijn deelnemers wel nog steeds verplicht om hun handtekening te zetten.

Door de tijdelijke versoepeling is het nu mogelijk om ook trainingen op afstand mee te nemen in de verantwoording voor SectorplanPlus. Deze versoepeling is tijdelijk maar wij hopen dat het mogelijk structureel zal worden. Een structurele versoepeling van het trainen op afstand maakt het voor veel organisaties namelijk veel haalbaarder om de kosten, en daarmee de subsidieverantwoording, op orde te brengen voor dergelijke trajecten.

Aangezien het om relatief lage bedragen gaat (per deelnemer ca. € 30 per dagdeel t.o.v. € 2.500,- per BBL per schooljaar) worden deze trajecten vaak alsnog niet meegenomen in de verantwoording, juist omdat de presentielijsten aan zoveel voorwaarden moeten voldoen.

Tijdvak 4

Al voor corona zag de subsidieverstrekker in dat de administratieve last verbonden aan de subsidieregeling SectorplanPlus hoog is. Vanaf tijdvak 4 is het daarom mogelijk om te kiezen voor een vereenvoudigde verantwoording van de trainingen die vallen in categorieën C2, D of E. 

Bij de verantwoording kan gekozen worden voor ‘werkelijke kosten’ (de huidige wijze van verantwoorden) of ‘prestatie-eenheden’. Bij prestatie-eenheden is de verantwoordingslast teruggebracht naar twee documenten, te weten een loonstrook en een prestatieverklaring. De subsidie wordt hierbij berekend op basis van vastgestelde normtarieven.

Er wordt niet meer gekeken naar de werkelijke kosten van een training waardoor het overleggen van facturen en betaalbewijzen niet meer nodig is. Voor de trainingen die gestart zijn in de tijdvakken 1, 2 en 3 blijft het verzamelen en uploaden van deze stukken wel noodzakelijk.

Betalingsbewijzen hbo-duaal en BBL

Een andere versoepeling, die overigens ook al voor de coronatijd werd aangekondigd, is het vervallen van facturen en betaalbewijzen voor BBL en hbo-duaal leerlingen die een arbeidscontract voor minder dan 24 uur per week hebben, de zogeheten categorie C1. Met name het aanleveren van de betaalbewijzen bleek voor veel organisaties lastig. Facturen worden vaak betaald in een batch waardoor ook deze aanvullende batchlijsten moeten worden toegevoegd aan de subsidieverantwoording.

Als een organisatie te lang wacht met de verantwoording wordt het tevens steeds lastiger om de betaling naar boven te krijgen want bij de meeste banken zijn betalingen na iets meer dan een jaar niet meer zichtbaar in het (digitale) betalingsoverzicht. Ook voor deze trajecten geldt dat subsidie niet goed wordt verantwoord door het ontbreken van administratie.

OAZ heeft zelf ook een versimpeling in het leven geroepen voor dit struikelblok. We hebben namelijk een ‘Verklaring van Betaling’ ontwikkeld die de betaalbewijzen kan vervangen. Hiermee bevestigt de opleider waarvan de factuur afkomstig is dat de factuur betaald is door de zorgorganisatie. De betaalbewijzen zijn voor hbo deeltijd, mbo derde leerweg en trainingen wel nog steeds nodig.

Tijdelijk wellicht structureel?

De afgelopen maanden hebben subsidieverstrekkers middels verschillende maatregelen de administratieve lasten voor zorgorganisaties weten te verlichten. Hierdoor hebben zorginstellingen zich kunnen focussen op hun kerntaak: patiëntenzorg.

De maatregelen hebben nog lang niet alle administratie versimpeld. Er is nog altijd een groot aantal verschillende documenten dat verzameld en geüpload moet worden ter verantwoording. Nu is gebleken dat veeleisende maatregelen met gemak tijdelijk kunnen worden versoepeld rijst dan ook de vraag of dit wellicht structureel zou kunnen worden doorgevoerd. We hopen dat subsidieverstrekkers merken dat deze versoepeling positieve veranderingen met zich meebrengen en dit meenemen in toekomstig beleid.