Reboarding: 5 vragen en 5 tips

We passen reboarding dagelijks toe in de praktijk. Het is niet nieuw, maar vraagt wel de juiste aanpak’. 5 vragen aan Wenda Bolink en Sascha Becker, auteurs van de het boek ‘De employee journey’:

1. Wat verstaan jullie onder reboarding?

Wenda: “In ons boek hebben we de volgende definitie: alle activiteiten en initiatieven die helpen om medewerkers te begeleiden bij de transitie van a naar b en ze te alignen. Het is een begrip dat we vaak gebruiken bij verandertrajecten. In tijden van verandering is extra aandacht voor alignment noodzakelijk: neem medewerkers mee in de nieuwe realiteit, manage hun verwachtingen en help ze om tijdens en na de transformatie succesvol te blijven.”

2. Waarom is het juist nu van belang?

Sascha: “Door corona werken heel veel organisaties op een andere manier dan ze gewend zijn. Er ontstaat een nieuwe realiteit. En is de corona straks achter ons, dan keren veel organisaties waarschijnlijk niet terug naar hoe het ‘vroeger’ was. Dan is het zaak om leidinggevenden en medewerkers mee te nemen in de nieuwe organisatie. De ervaring leert dat je daarbij rekening moet houden met de rouwcurve, ofwel de verandercurve. Bij grote veranderingen neem je namelijk ook afscheid: van de situatie zoals die was. Dat is wat we straks ook moeten doen. En waar we nu al mee moeten beginnen.”

3. Wat is de rol van de top en van de leidinggevenden?

Wenda: “De top en leiders van de verandering lopen altijd een aantal stappen voor op medewerkers. Het is belangrijk dat zij zich realiseren dat medewerkers tijd nodig hebben om de verschillende fases van de verandercurve te doorlopen. Aandacht voor emoties, behoeften en wensen van medewerkers is en blijft belangrijk. Zodat ze hen gedurende de verandering kunnen ondersteunen met relevante initiatieven en interventies die hen helpen op weg naar de nieuwe realiteit. Uit het corona medewerkersonderzoek van Motivaction en PROOF blijkt dat 62% zich gewaardeerd voelt door hun leidinggevende. Dat cijfer is hoog: zaak is om dat te handhaven. De juiste aandacht van leidinggevenden blijft belangrijk.”

4. Welke aanpak vraagt reboarding?

Wenda: “In een verandering waar veel staat te gebeuren, is het verstandig om je huidige medewerkers als nieuwe medewerkers te beschouwen. En ze net als bij onboarding kennis te laten maken met de nieuwe organisatie. Investeer in een reboardingprogramma waarin je alle medewerkers meeneemt in het nieuwe verhaal en ze ondersteunt tijdens de verschillende fases van de verandercurve. Met de juiste informatie en ondersteuning zorg je ervoor dat medewerkers betrokken blijven, weten waar de organisatie naartoe gaat en een actieve bijdrage leveren.”

5. Wat betekent dit voor de rest van de employee journey?

Sascha: “Het nieuwe verhaal moet in alle fases en alle contactmomenten van de employee journey betekenis krijgen, zodat structureel wordt gewerkt aan een positieve employee experience. Met de employee journey breng je de belangrijkste contactmomenten in kaart en onderzoek je waar de grootste pijn zit. Maak een plan voor de korte en lange termijn om de employee experience af te stemmen op het nieuwe verhaal van de organisatie. Begin binnen. Leiderschap en interne communicatie hebben prioriteit. Die vormen het fundament van een positieve employee experience.”

5 Tips voor een goede reboarding

1. Houd rekening met de emoties van medewerkers

Zorg dat je inzicht hebt in de emoties, wensen, behoeften en ervaringen van medewerkers en stem daar je communicatie en interventies op af.

2. Maak de top bewust van de verandercurve

De top en leiders van een organisatie die in verandering is, lopen voorop. Maak hen ervan bewust dat medewerkers het proces van de verandercurve nog moeten doorlopen voordat ze een actieve bijdrage kunnen leveren. Dat vraagt om geduld en aandacht.

3. Zorg voor een geïntegreerde aanpak en koppel de aanpak aan concrete initiatieven, programma’s en interventies die medewerkers helpen om zo snel mogelijk succesvol te zijn

Net als bij het onboardingprogramma is het reboardingprogramma een verantwoordelijkheid van Communicatie en HR. Het is dé start van de employee experience in de ‘nieuwe’ organisatie. Als alle communicatie- en HR-activiteiten tijdens de reboarding elkaar versterken, draagt dit bij aan een snelle acceptatie van de verandering en een actieve bijdrage aan de nieuwe ambities.

4. Reboard alle medewerkers

Een nieuwe organisatie bouw je samen. Dat betekent dat je alle medewerkers moet meenemen. Ook de medewerkers waarvoor de verandering minder impactvol is. Bovendien zorg je met gezamenlijke reboarding voor verbinding tussen medewerkers.

5. Zorg voor een goed vervolg

Als medewerkers zijn meegenomen in het nieuwe verhaal is het belangrijk dat dit in alle contactmomenten betekenis krijgt. Breng met de employee journey de pijnpunten in kaart en maak een plan voor de korte en lange termijn.