Doodle ondervroeg 2500 administratief medewerkers en managers in Groot-Brittannie, de VS, Frankrijk, Duitsland en Scandinavië. Volgens Doodle kan het slimmer plannen van vergaderingen ervoor zorgen dat werknemers hun ‘vrijdagmiddag terugwinnen’ en dat bedrijven geld besparen. Doodle schat dat de planning van vergaderingen en werkgevers in Europa en de VS jaarlijks een totale kostenpost oplevert van miljarden euro’s aan salarissen per jaar.
Vijf uur
Uit het onderzoek blijkt dat professionals in het bedrijfsleven gemiddeld wekelijks vijf uur besteden aan het organiseren van gemiddeld zeven vergaderingen per week. Toch moet een op de zes vergaderingen opnieuw worden georganiseerd. Met gemiddeld vier tot vijf deelnemers per vergadering helpt dit te verklaren waarom medewerkers zoveel tijd aan het plannen kwijt zijn. De deelnemers aan het onderzoek maken het meest gebruik van klassieke kalendersystemen (32 procent) om vergadering te plannen. Daarnaast zijn email (31 procent) en de telefoon (22 procent) populaire hulpmiddelen.
Tip
Zowel het plannen van vergaderingen als het vergaderen zelf kan in veel organisaties een stuk efficiënter. Als u vermoedt dat dit ook voor uw organisatie geldt, kunt u uw vergaderingen eens evalueren. Bij die evaluatie kunt u kijken of agendapunten wel altijd besproken moeten worden via een vergadering en of bij de vergaderingen niet teveel deelnemers aanwezig zijn. Het werkt niet bepaald motiverend voor uw personeel als ze wekelijks uren bij vergaderingen zitten waar ze weinig te melden hebben en die ook voor hen niet interessant zijn.
