Wijziging pensioenregeling: krijg werkgever en werknemer op dezelfde lijn

Misschien wordt het huidige pensioencontract bij de verzekeraar wel opgezegd. Ze doen een nieuw voorstel met een (forse) premieverhoging die niet in het pensioenbudget past. De marktrente is momenteel zo laag, dat de prijs voor een gegarandeerd pensioen moet worden opgehoogd om de garantie te kunnen blijven bieden.

Bovendien zijn mensen momenteel kritisch als het gaat om pensioen. ‘Niks is meer gegarandeerd’, hoor je veelvuldig in de media. Ook willen werknemers graag meer zeggenschap over hun eigen pensioen en stelt de overheid het huidige pensioenstelsel ter discussie. Dat maakt een pensioenregeling die nog wel wordt geregeld door de werkgever, maar waarvan het risico in de pensioenopbouw veel meer voor rekening van de werknemer zelf komt, een mooie eerste stap richting een ‘modern pensioen’ met keuzevrijheid.

Welke stappen moeten worden doorlopen?

Wijzig je de pensioenregeling, dan wijzig je de arbeidsvoorwaarden. De impact is vergelijkbaar met het wijzigen van het salaris, of het aantal vakantiedagen. Hier moet een werkgever heel voorzichtig mee zijn. Adviseer hem daarom de volgende stappen te doorlopen:

• Leg het pensioenbeleid vast: wat zijn de wensen van de werknemers en wat vinden zij van de huidige pensioenregeling? En wat verwachten ze van de werkgever? Laat de werkgever ook zijn eigen wensen en doelstellingen vastleggen m.b.t. de nieuwe pensioenregeling.
• Maak een plan van aanpak: hoe gaat de werkgever tot een compromis komen m.b.t. de wensen van de werknemers (die vaak de huidige, gegarandeerde, middelloonregeling willen behouden) en zijn eigen wensen? Hiervoor moet ruim de tijd worden genomen en goed en duidelijk met de werknemers over worden gecommuniceerd (of via de Ondernemingsraad).
• Onderzoek alternatieven en laat deze doorrekenen: controleer of er andere mogelijkheden zijn om kosten te besparen in de pensioenregeling. Bijvoorbeeld werknemers die meebetalen aan de verhoging van de premie, of minder pensioen opbouwen maar met behoud van de garantie. Bereken de consequenties hiervan per medewerker: de uitkomsten verschillen namelijk per leeftijd, fulltime/parttime en per salaris. Vervolgens kan er worden onderhandeld met de werknemers.
• Pas de arbeidsovereenkomst aan per werknemer: als werkgever en werknemers tot een overeenkomst komen, moet de arbeidsovereenkomst per persoon worden aangepast. Elke individuele werknemer moet dus akkoord gaan met de wijziging. Op de arbeidsovereenkomst stel je als HR meestal een addendum op of je past het personeelshandboek aan.
• Pas helemaal aan het einde van het traject kun je het nieuwe pensioencontract van een verzekeraar tekenen. Zij voeren de afspraken uit die de werkgever met zijn werknemers heeft gemaakt. Wel is het handig om de verzekeraar in een eerder stadium al te betrekken bij de opzet van de nieuwe pensioenregeling.

Waar moet rekening mee worden gehouden?

Een pensioenregeling wijzigen duurt ongeveer een half jaar. Als HR-professional weet je dat niet iedere werknemer gemakkelijk mee zal gaan in het proces. Sommige werknemers bieden weerstand of betrekken pensioenadviseurs erbij uit hun eigen kennissenkring. Als niet iedereen akkoord gaat, kan de wijziging niet worden doorgevoerd.

Het wijzigen van een pensioenregeling kost geld. Schakel een pensioenadviseur in en laat deze vooraf een kostencalculatie maken. Zorg ervoor dat alle afspraken worden vastgelegd en dat deze helder worden gecommuniceerd. Het mag niet zo zijn dat werknemers jaren later – tegen de tijd dat zij met pensioen gaan – alsnog geconfronteerd worden met onverwachtse gevolgen als gevolg van een wijziging in de pensioenregeling.