Het ministerie van Binnenlandse Zaken heeft een handreiking ontwikkeld voor de publieke sector. Deze handreiking helpt politieke ambtsdragers bij het omgaan met integriteitsschendingen of vermoedens daarvan zo bericht Binnenlands Bestuur. De handreiking bevat elementen die bestuursorganen kunnen helpen bij het opstellen van interne protocollen. Deze protocollen zijn bedoeld voor het aanpakken van integriteitsschendingen en grensoverschrijdend gedrag, en het melden en onderzoeken van integriteitsschendingen.
De handreiking is geen bindende richtlijn, maar biedt een uitgangspunt voor organisaties. Afhankelijk van de organisatiecultuur en de specifieke situatie kan het modelprotocol worden aangepast, zodat er een cultuur ontstaat waarin collega’s elkaar kunnen aanspreken bij twijfels over gedrag.
Integriteit, neutraliteit en duidelijke communicatie in onderzoeken
Volgens het protocol zouden organisaties bij vermoedens van integriteitsschendingen zorgvuldig en onpartijdig moeten handelen. In een onderzoek moet de waarheid centraal staan, waarbij persoonlijke voorkeuren of belangen van medewerkers ondergeschikt zijn aan de feiten. Dit zorgt voor een eerlijke en transparante procedure. Het protocol is flexibel en kan aangepast worden aan specifieke behoeften, aangezien het na elke evaluatie opnieuw beoordeeld en geüpdatet kan worden.
Bij de behandeling van een integriteitsschending moet altijd het algemeen belang vooropstaan. Persoonlijke of interne machtsdynamieken mogen geen rol spelen, zodat alle betrokkenen onbevooroordeeld en neutraal worden benaderd. Het is ook belangrijk dat elke melding zorgvuldig wordt behandeld, met aandacht voor de impact op zowel de medewerkers als de organisatie.
De verantwoordelijke ambtsdragers spelen een belangrijke rol door te zorgen dat het protocol goed wordt gevolgd en dat de communicatie in goede banen wordt geleid. Het is belangrijk om terughoudend te zijn in communicatie; zowel intern als extern moet er voorzichtig worden omgegaan met meldingen om onnodige schade of speculaties te voorkomen. Als er na de melding een redelijk vermoeden van een strafbaar feit is, kan de regievoerder zelfs verplicht zijn om aangifte te doen.
Het protocol beschrijft vijf stappen voor het behandelen van een vermoeden van een integriteitsschending: het bespreken van twijfels, het ontvangen van de melding, het maken van keuzes over de opvolging, het uitvoeren van een vooronderzoek, het feitenonderzoek en het afsluiten van de zaak. Meldingen worden doorgaans niet anoniem gedaan, omdat anonieme meldingen vaak moeilijker te onderzoeken en minder betrouwbaar zijn. Daarom is een duidelijke en open structuur in de organisatie van belang voor het ontvangen en behandelen van meldingen.
Zorgvuldigheid en nazorg bij integriteitsonderzoeken
In sommige gevallen is het belangrijk om de beschuldigde medewerker niet onmiddellijk te informeren over een onderzoek, om te voorkomen dat bewijs wordt vernietigd. De regievoerder moet ervoor zorgen dat relevant bewijs wordt bewaard. In organisaties die geen interne integriteitscommissie hebben, kan de taak van het onderzoeken van meldingen ook worden uitbesteed aan een externe adviseur of onderzoeker, voor meer objectiviteit en onafhankelijkheid.
Nazorg is een essentieel onderdeel van het proces. Het is belangrijk dat de betrokkenen de kans krijgen om te reflecteren en te leren van de situatie. Dit helpt bij de verdere ontwikkeling van normen en waarden binnen de organisatie en kan een waardevol leermoment zijn voor alle medewerkers. Zo kan een organisatie leren van dergelijke situaties om integriteitsschendingen in de toekomst te voorkomen en de organisatiecultuur te versterken.
Integriteitsonderzoeken kunnen verschillende consequenties hebben, afhankelijk van de rol van de betrokken medewerker. Het kan leiden tot disciplinaire maatregelen, coaching of zelfs ontslag, afhankelijk van de ernst van de schending. In conclusie biedt de handreiking van het ministerie van BZK handige inzichten om een integriteitscultuur te waarborgen en meldingen op een zorgvuldige en transparante manier te behandelen.
