Grip houden op kort frequent verzuim: hoe je door het voeren van goede verzuimgesprekken uitval kan voorkomen
Iedereen kent het dilemma: in het verzuimbeleid van je organisatie staat dat bij kort frequent verzuim een gesprek met de leidinggevende volgt. Maar dat gebeurt vaak niet. Zo weten leidinggevenden vaak niet hoe het gesprek aan te gaan en weten niet goed wat wel en niet te vragen. Wat kun je doen om je leidinggevenden hiermee te helpen?
De meeste medewerkers zijn gemiddeld een keer per jaar afwezig vanwege ziekte. Meestal gaat het dan om griepachtige klachten die na een week weer over zijn. Komt het echter vaker in een jaar voor dat een medewerker zich voor een korte periode ziek meldt, dan spreken we van kort frequent verzuim. Doorgaans wordt hierover gesproken bij drie keer of meer kort verzuimen per jaar.
Bij veel organisaties staat in het verzuimbeleid dat bij kort frequent verzuim de leidinggevende in gesprek gaat met de medewerker om te achterhalen wat de oorzaak is van het frequente verzuim. Die gesprekken vinden in de praktijk niet altijd plaats. Daarvoor zijn verschillende oorzaken aan te wijzen:
- Leidinggevenden weten niet wat ze wel en niet mogen vragen, en gaan dus het gesprek ook niet aan. Ze zijn bang om de ‘verkeerde’ vragen te stellen en zo de regels van de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) te overtreden en de privacy van de medewerker te schenden.
- Leidinggevenden weten niet zo goed hoe ze het gesprek op zo’n manier moeten voeren, dat de medewerker zich niet geïntimideerd of onder druk gezet voelt. Ook weten ze niet hoe ze moeten reageren als iemand niet wil praten.
- Er is onvoldoende tijd om dit soort gesprekken te voeren. Dat kan komen door tijdsdruk, maar ook doordat de span of control te groot is. Leidinggevenden kunnen nu eenmaal maar een beperkt aantal medewerkers die aandacht geven die nodig is voor goed functioneren (en dus leidt tot minder verzuim). Soms speelt ongeduld bij de leidinggevende ook een rol.
- Het ontbreekt de leidinggevende aan empathisch vermogen en daarom is het voor de leidinggevende moeilijk oprechte persoonlijke interesse te tonen en zich in te leven in de ander.
‘Voorkom dat HR, leidinggevende en bedrijfsarts geïsoleerd handelen’
Volgens Rik-jan Modderkolk van X-Fit er is nog veel te winnen bij het voeren van verzuimgesprekken; verzuimgesprekken kunnen effectiever zijn als de aanpak van verzuim niet op zichzelf staat. “Voor een effectieve aanpak is belangrijk dat het verzuimbeleid past in het grotere geheel van de organisatie. Daarvoor is nodig dat er een verbinding is tussen HR, de leidinggevende en de bedrijfsarts. Organisaties kunnen deze driehoek in stelling brengen door de samenwerking hierbinnen goed te organiseren. Dat kan door het geven van duidelijke instructies rond het thema ziekteverzuim: Wat zijn de verwachtingen, wat zijn de doelstellingen en hoe sluiten deze aan op de missie en visie van je organisatie? Daarnaast moet je zorgen voor een goede onderlinge uitwisseling van informatie. Hiermee voorkom je dat HR, leidinggevende en bedrijfsarts geïsoleerd handelen.”
Bedrijven kunnen beginnen met maken van duidelijke afspraken over de omgang met ziekmeldingen en deze vastleggen in een verzuimprotocol. Daarin kun je opnemen dat bij frequent kort verzuim de leidinggevende een gesprek voert met de medewerker. Frequent verzuim duidt immers op een probleem: waarom is een medewerker drie keer per jaar of vaker niet in staat om te werken?
Heeft iemand inderdaad een serieuze ziekte onder de leden, is er sprake van bijvoorbeeld ongunstige of ongezonde werkomstandigheden - zoals hoge werkdruk of onvoldoende regelmogelijkheden voor de medewerker - of spelen er bij de medewerker andere problemen die maken dat iemand niet kan werken, zoals een conflict met een collega of leidinggevende, geldzorgen, mantelzorgtaken of een scheiding?
Modderkolk: “Opnemen van het verzuimgesprek in het verzuimprotocol is echter niet voldoende. Je zult de drempels die er zijn om het gesprek aan te gaan weg moeten nemen. Ook moet je voor ondersteuning zorgen: wat als er inderdaad iets anders dan ziekte speelt? Is de leidinggevende dan in staat te helpen en welke middelen krijgt degene daarvoor? Is de leidinggevende daarvan op de hoogte? Wat als de medewerker het gesprek niet aan wil gaan? Kan de bedrijfsarts dit dan makkelijk overpakken?
Door als organisatie de driehoek HR, leidinggevende en bedrijfsarts te mobiliseren, de samenwerking hierbinnen te organiseren en instructies te geven, kun je de leidinggevende ondersteunen en daarmee is het makkelijker een gesprek aan te gaan.
Hiervoor moeten HR, leidinggevende en bedrijfsarts wel met elkaar in overleg, zodat de bedrijfsarts weet wat de cultuur is van de organisatie, welke problemen en risico’s er spelen, of er aanleiding is voor bezorgdheid over frequent kort verzuim en wat onderliggende oorzaken zouden kunnen zijn. Maar overleg moet ook gaan over de oplossingen: welke ruimte krijgt HR om mogelijkheden voor maatwerk te ontwikkelen, zodat de leidinggevende de medewerker ook echt iets kan aanbieden om te helpen?”
Pas als deze samenwerking goed is georganiseerd, is het zinvol om te kijken naar de vaardigheden die de leidinggevende nodig heeft om een dergelijk gesprek te voeren. Het aanbieden van trainingen en cursussen kan helpen bij het ontwikkelen van empathisch vermogen en het leren van gesprekstechnieken. Ook kan HR voor elke leidinggevende een leidraad gespreksvoering ontwikkelen.
Bekijk ook de video: Wat mag je wel en niet vragen bij een ziekmelding? En wat te doen als je vermoedt dat de werknemer niet echt ziek is?
Tips om het verzuimgesprek te voeren
Een goed gesprek voeren over verzuim doe je als je medewerker gezond en wel aan het werk is. Bij frequent verzuim kan er iets anders dan ziekte spelen. In het gesprek wil je achterhalen wat er aan de hand is. Wat maakt dat de medewerker zich zo vaak ziekmeldt en heeft dit met het werk te maken?
- Allereerst: bereid het gesprek goed voor, zorg dat je alle persoonlijke informatie kent en neem voldoende tijd voor het gesprek.
- Leid het gesprek in, toon oprechte interesse en stel iemand eerst op zijn het gemak.
- Je mag wel vragen hoe het met iemand gaat, dus doe dat dan ook (liefst vaker, dus niet alleen in verband met verzuim).
- Beschrijf wat je ziet, namelijk dat iemand zich vaker dan drie keer heeft ziekgemeld. Geef geen oordeel en voorkom dat het over wel of niet ziek-zijn gaat.
- Stel open vragen, dan heb je meer kans dat er een gesprek ontstaat. Probeer stiltes niet meteen in te vullen, wacht rustig even af.
- Stel vragen over de gevolgen van het verzuim, maar niet over ziekte. Welke werkzaamheden kan je medewerker niet of niet volledig uitvoeren?
- Wat kan je medewerker nog wel doen? Is passend werk een optie?
- Wat doet je medewerker om te herstellen? Wat kun jij doen om daaraan bij te dragen?
Beleidsregels zieke werknemer
In de beleidsregels voor de verwerking van persoonsgegevens over de gezondheid van zieke werknemers van de Autoriteit Persoonsgegevens staat wat de werkgever wel en niet mag bij het verwerken van gegevens over de gezondheid.
Dit artikel is tot stand gekomen door medewerking van Rik-Jan Modderkolk van X-fit.
